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Embaucher un salarié : les formalités administratives

Publié le 13/06/2014 - Modifié le 22/12/2014

Embaucher un salarié : les formalités administratives

Recruter un salarié comporte des formalités vis-à-vis de l'administration. La Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE) fait partie de ces obligations.

Rôle de la Déclaration Préalable A l'Embauche

A l'embauche d'un salarié, vous devez effectuer une déclaration nominative auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet : URSSAF pour le régime général ou MSA pour les salariés agricoles.

Cette déclaration est obligatoire, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé.

L'URSSAF propose aux employeurs d'accéder à des formulaires via son site internet, la DPAE est accessible via cet espace sécurisé.

Le contenu du formulaire de DPAE

La déclaration préalable à l'embauche comporte les informations suivantes :
• Raison sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE/NAF, adresse de l'employeur, numéro du répertoire des entreprises (SIRET) de l'établissement où le salarié intervient,
• Pour le régime général de sécurité sociale, coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend,
• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale,
• Date et heure d'embauche,
• Durée du contrat de travail, ainsi que la durée de la période d'essai pour les contrats à durée indéterminée, ou les contrats à durée déterminée dont la durée minimale est supérieur à six mois.

Pour les embauches dans le cadre du régime agricole, la DPAE précise les mêmes informations à l'égard de la MSA de déterminer et détermine l'organisation de l'examen médical d'embauche.

La DPAE recouvre différentes formalités

L'établissement de la DPAE vous permet en tant qu'employeur d'accomplir les formalités suivantes :
• Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité social ou au régime agricole,
• Immatriculation du salarié à la CPAM ou à la caisse de MSA,
• Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage,
• Demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié non agricole,
• Demande d'examen médical d'embauche,
• Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues le Code rural et maritime.

Modalités de transmission de la DPAE

Les formulaires de DPAE sont à adresser soit l'URSSAF, soit à la MSA dont dépend votre entreprise ou exploitation. Il est aujourd'hui recommandé de transmettre les DPAE par voie électronique. C'est même une obligation à partir de 500 DPAE établies dans l'année.
Si toutefois vous transmettez une DPAE par courrier, il faut l'envoyer en recommandé avec avis de réception.

L'organisme destinataire vous adresse alors un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les 5 jours à dater de la réception du formulaire.
Si vous effectuez la DPAE par voie électronique à titre d'employeur préalablement inscrit à un service d'authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen de la fourniture du numéro d'identification de l'établissement employeur et du numéro national d'identification du salarié s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s'il a déjà fait l'objet d'une déclaration préalable à l'embauche dans les 14 mois précédents.

L'utilité de la DPAE

La DPAE permet à votre URSSAF ou MSA de communiquer les informations à chaque administration, service ou organisme concerné, selon leurs compétences respectives.

Une copie de la DPAE peut être donnée à votre salarié, même si la remise d'un contrat de travail mentionnant l'affiliation aux organismes du régime général ou du régime agricole est réputée suffisante pour l'information du salarié.
 

 

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