Toute entreprise, dans tout domaine confondu, est toujours confrontée à la signature de contrats en tout genre tout au long de son développement.
Lorsque ceux-ci deviennent trop nombreux, il est plus difficile de les gérer que ce soit au niveau de leur organisation qu’au niveau juridique à moins d’avoir recours à une contrathèque.
Vous allez découvrir pourquoi est-elle utile dans une entreprise et comment la mettre en place.
Ce qu’on entend par contrathèque
Par définition, la contrathèque c’est la bibliothèque des contrats d’une entreprise. Il s’agit d’un outil en ligne permettant de centraliser, de gérer et de traiter l’ensemble des documents contractuels d’une société.
Après qu’un candidat ait fini de créer son cv et de l’envoyer à l’entreprise, si celui-ci est recruté, il doit signer un contrat pour son futur travail. C’est aussi valable pour les contrats d’achat et de vente que l’entreprise a effectuée auprès de ses clients et fournisseurs.
Ceux-ci sont archivés de manière structurée dans une grande base de données accessible à toutes les personnes qui s’occupent des contrats dans l’entreprise.
Ces documents peuvent avoir différentes natures à l’instar des contrats, des clauses de tout type, de négociations…, tous ceux-ci doivent être dématérialisés dans la plateforme et mis à jour pour être accessibles au moment où on en a besoin.
Les fonctionnalités que doit avoir un logiciel de gestion de contrats
Il faut savoir que de plus en plus de marques développent ce genre de logiciel gestionnaire de contrat sur le marché. Cependant, peu importe le concepteur, ils ont tous des fonctionnalités en commun, dont voici quelques-unes.
- L’existence d’une bibliothèque de documents qui permet de centraliser toutes les données relatives aux différents contrats de l’entreprise. L’outil peut être Google Drive ou encore Sharepoint.
- Un système de tag pour permettre aux utilisateurs de connaître le statut du contrat, s’il a déjà été signé ou pas par exemple.
- Un moteur de recherche qui donne la possibilité de facilement trouver ce que l’on cherche. Celui-ci doit être doté de filtres pour des requêtes plus précises.
- Des templates préconçus pour créer tout type de contrat. Il suffit de le personnaliser par la suite.
- La présence de fiches qui récapitulent et synthétisent toutes les données les plus cruciales des contrats comme la durée, le montant, les clauses… .
- Un système de gestion des avenants
- Un système de pré-saisie automatique qui est possible grâce à des méta- données.
- Une fonctionnalité relative au droit d’accès
- Un système de pilotage
- Un système de relances
Les objectifs de l’outil de gestion contractuelle
Le logiciel de gestion de contrat est un excellent outil que toute entreprise doit avoir. Il a été conçu afin de répondre à différents besoins de la société.
1. La centralisation des échanges concernant les contrats
Lorsque les documents administratifs et juridiques sont éparpillés, leur gestion devient très difficile. Il est même possible de les perdre. Or, sans une bibliothèque des contrats, il est possible de réserver un espace collaboratif spécifique à chaque contrat pour qu’il soit traité séparément des autres et selon sa nature.
Tous les documents, conversations, négociations, échanges avec vos collaborateurs sont centralisés dans un même espace.
Les contrats sont aussi signés et archivés dans ce même endroit. Si vous connectez votre logiciel avec un outil de signature électronique, ce sera encore plus pratique.
Généralement, ce genre de solution ne pose aucune limite en termes de volume, surtout pour les modèles payants.
2. Le contrôle des habilitations des membres de l’équipe
Ce ne sont pas tous les membres de votre équipe qui vont avoir accès aux contrats et aux documents qui les concernent.
Voilà pourquoi, l’outil vous donne la possibilité de structurer les dossiers, d’en créer une arborescence, puis d’assigner les documents sensibles, uniquement aux personnes habilitées à les consulter. De cette manière, vous protégez vos documents confidentiels.
Sachez que toutes les données d’une entreprise sont importantes.
3. La volonté de prouver son sérieux grâce à un contrat bien structuré et fluide
La solution de logiciel de gestion de contrats répond aussi à un besoin d’exprimer son professionnalisme grâce au fait de créer des documents juridiques bien structurés, logiques et suivant les normes imposées.
Comme ce genre de plateforme offre le plus souvent une fonctionnalité collaborative, vous pouvez inviter toutes les parties prenantes qui travaillent sur le contrat à utiliser l’outil afin d’uniformiser vos actions.
4. L’autonomie dans la création de contrat
Dans certaines situations, la création de contrat doit se faire de manière autonome par quelques membres de l’équipe.
Avec la contrathèque, il est possible de paramétrer les champs que l’on peut personnaliser et laisser ceux qui ne sont pas modifiables.
Le service qui s’occupe de la gestion de contrats peut toujours analyser et vérifier les contrats créés plus tard.