Dossier rentabilite-gestion

Rédigez une facture dans les règles

Publié le 20/02/2008

Rédigez une facture dans les règles

Quelles sont les mentions à faire figurer sur une facture ? A quoi vous exposez-vous en cas de facture non conforme ? Pourquoi est-elle si importante ?

L'établissement d'une facture est un acte obligatoire dans toute transaction commerciale (achat ou vente de bien ou prestation de service) entre entreprises ou entre professionnels s'acquittant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).

Remarque : l'établissement d'une facture n'est pas obligatoire si votre client est un particulier, sauf quelques exceptions (travaux immobiliers, transports).

Cette obligation comptable de production d'une facture répond, en France, à des obligation strictes en matière d'informations y figurant.

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Pourquoi devez-vous établir une facture conforme à la loi française ?

Tout d'abord, la facture est la preuve que la transaction entre vous et votre client a bien été réalisée.
Vous pourrez ainsi vous faire payer (soit pour la totalité du montant figurant sur la facture, soit pour le solde restant à régler par votre client).
Le cas échéant, vous pourrez réclamer ce paiement si votre client tarde à honorer ses engagements (c'est sur la base des factures établies que vous pourrez entamer, en dernier recours, une action judiciaire).

Ensuite, la facture est à l'origine un document comptable qui permet de justifier d'une créance d'un fournisseur envers son client, créance produite par la fourniture d'une prestation de service ou d'un bien.
Ce document permet de connaître les montants de TVA à payer et à déduire mais aussi d'établir le chiffre d'affaires de l'entreprise et autres indicateurs vitaux pour votre société.


Que devez-vous obligatoirement mentionner sur les factures que vous émettez ?

Vous trouverez ci-dessous les obligations légales à respecter dans toutes les factures que vous créez.

- les noms complets du vendeur et du client, leurs adresses respectives.
- le numéro SIREN du vendeur ainsi que le nom de la ville où le vendeur est enregistré au registre du commerce et des sociétés (inscrivez ainsi la mention RCS suivie par votre numéro d'inscription et le nom de la ville où vous avez immatriculé votre entreprise).
- la date de délivrance ou d'émission de la facture.
- un numéro de facture unique, respectant une suite sans interruption.
- la date de règlement.
- la monnaie de règlement de la facture.
- si le vendeur a une situation particulière comme adhérent à un CGA (centre de gestion agréé) ou franchisé. En cas de vendeur adhérent à un CGA, la mention "Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale" doit figurer sur la facture.
- le numéro d'identification à la TVA du fournisseur. Si le fournissuer et le client sont dans deux états différents de l'Union Européenne, il faut mentionner les numéros intracommunautaires d'identification à la TVA du fournisseur et du client.
- pour chaque produit ou service vendu : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire HT, le taux de TVA par produit ou service.
- les réductions de prix (rabais, remise, ristourne ou escompte) acquises et chiffrables à la date de la vente.
- le montant total hors taxes de la facture ainsi que la TVA correspondante (le cas échéant ventilée par taux).

Par ailleurs, vous pouvez très bien inclure des pénalités en cas de paiement en retard de la part de vos clients.
Il vous faut les indiquer dans les conditions générales de vente, document qui accompagne vos factures.
Quant au taux de ces pénalités, vous devez le mentionner dans les factures que vous produisez.
La règle général en matière de taux pour ces pénalités est la suivante : prenez le taux de la Banque Centrale Européenne et multipliez-le par 3 ou 4.

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Que risquez-vous si vous établissez une facture ne répondant pas à ces obligations ?

Ce qu'il vous faut déjà savoir, c'est que le délai de prescription pour les factures est de 4 ans, ce qui est assez long pour que vous ne jouiez pas à établir des factures à la légère.

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Une facture ne présentant pas tous les critères de conformité à la loi française peut avoir pour conséquence première l'impossibilité de déduire la TVA.
En effet, même si ma conséquence d'une inexactitude ou d'un oubli dans la facture ne remet pas automatiquement en cause le droit à déduction de la TVA, il faut, pour pouvoir échapper à cette sanction, pouvoir justifier de l'existence de l'opération ayant donné lieu à facturation par la présentation de preuves matérielles.
Sans ces preuves, vous ne pourrez pas prétendre à la déduction de la TVA et l'opération serait considérée comme n'ayant jamais existé.

L'autre conséquence d'une facture non conforme est que le vendeur et/ou l'acheteur peut se voir infligé une amende pénale.
Le vendeur sera aussi exposé à une amende, cette fois fiscale, de 15 euros par oubli ou inexactitude d'une mention sur la facture.
Précisons tout de même que le montant de l'amende ne pourra excéder le quart du montant de la facture.


Quelle est la forme à respecter ?

Une facture doit obligatoirement être produite en double exemplaire.
Vous en remettez un à votre client et conservez l'autre.
Si vous établissez une facture au format électronique, celle-ci doit répondre aux mêmes exigences qu'une facture papier.


En conclusion...

Dans tous les cas, rédiger une facture ne doit pas vous dissuader d'établir et de transmettre à vos clients d'autres documents relatifs aux transactions commerciales comme

les conditions générales de ventes de vos produits ou services, devis, bons de commandes et bons de livraison.
Ces documents ont également une valeur de preuve en cas de litige avec votre client et pourront vous aider dans vos actions de recouvrement.


Source : l'équipe rédactionnelle de Comptanoo.

Un outil simple et utile pour rédiger vos devis, bons de commandes et factures : Comptanoo Devis-Facturation.
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