Une note de frais récapitule les dépenses professionnelles qu’un salarié ou un dirigeant avance, en vue de leur remboursement par l’entreprise. Pour que ce remboursement échappe aux cotisations sociales, le document doit comporter cinq mentions exigées par l’URSSAF et s’accompagner d’un justificatif. En 2026, certains plafonds encadrent l’exonération, comme 21,40 euros pour un repas au restaurant en déplacement. Le générateur ci-dessus crée une note conforme en quelques clics, calcule la TVA récupérable et signale les dépassements.

Generateur de note de frais

Remplissez l'en-tete, ajoutez vos depenses : l'outil calcule le total TTC, le HT, la TVA recuperable et les totaux par categorie, et signale les repas qui depassent le plafond URSSAF 2026 (21,40 EUR/repas). Imprimez ou enregistrez en PDF pour la comptabilite.

DateNatureDescriptionMontant TTCTVA

Estimations indicatives. Plafonds URSSAF 2026 : repas au restaurant en deplacement 21,40 EUR, repas hors locaux 10,40 EUR, panier 7,50 EUR. Conservez les justificatifs 6 ans. La TVA n'est recuperable que sur justificatif conforme et pour les depenses ouvrant droit a deduction.

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À quoi sert une note de frais ?

Un salarié prépare sa note de frais avec ses justificatifs

La note de frais est le document qui permet de vous faire rembourser une dépense engagée pour votre travail avec vos propres moyens de paiement. Elle protège autant le salarié, qui récupère son argent, que l’entreprise, qui justifie la dépense en comptabilité.

Définition et principe du remboursement

Quand vous payez un déjeuner client ou un billet de train avec votre carte personnelle, vous avancez une somme qui revient à l’employeur. La note de frais formalise cette avance et déclenche le remboursement, le plus souvent au réel sur présentation des justificatifs.

Ce remboursement n’est pas un complément de salaire : il ne doit donc supporter ni impôt ni cotisations, à condition de rester dans les clous fixés par l’administration. C’est tout l’enjeu des mentions et des plafonds détaillés plus bas.

Les frais professionnels concernés

Toutes les dépenses ne se valent pas. Les catégories les plus courantes restent les repas, les transports, l’hébergement et les petites fournitures liées à une mission.

  • Repas pris en déplacement ou avec un client.
  • Transports : train, avion, péage, carburant, stationnement.
  • Hébergement à l’hôtel lors d’un déplacement professionnel.
  • Fournitures et menues dépenses engagées pour le compte de l’entreprise.

Les mentions obligatoires d’un modèle de note de frais

Les 5 mentions obligatoires d'une note de frais (URSSAF)

Un bon modèle de note de frais n’est pas qu’une question de mise en page. Il doit faire apparaître les informations sans lesquelles l’URSSAF peut requalifier le remboursement en avantage soumis à cotisations.

Les 5 mentions exigées par l’URSSAF

Pour chaque dépense, cinq éléments sont incontournables. Leur absence fragilise le remboursement en cas de contrôle.

Cinq mentions sont obligatoires sur chaque ligne : la date de la dépense, son objet professionnel, le lieu, le montant et le bénéficiaire.

Veillez aussi à identifier clairement le salarié, son service et la période concernée en tête du document. Ces repères facilitent le contrôle interne et le traitement comptable.

Justificatifs et durée de conservation

Chaque ligne doit être appuyée par un justificatif probant : ticket, facture ou copie numérique fidèle. Sans pièce, l’URSSAF peut considérer la dépense comme un avantage en nature soumis à cotisations.

Vous devez conserver ces justificatifs six ans, car l’administration peut remonter sur cette période. Pour aller plus loin sur ce point, consultez notre guide dédié au sujet de conserver les justificatifs originaux.

Les plafonds URSSAF d’une note de frais en 2026

Plafonds URSSAF 2026 des notes de frais

Les plafonds d’exonération sont revalorisés chaque 1er janvier. Tant que vous restez en dessous, le remboursement échappe aux cotisations ; au-delà, la fraction excédentaire peut être réintégrée dans le salaire, avec un rappel de charges sur trois ans en cas de contrôle.

Repas, télétravail et hébergement

Les montants varient selon la situation dans laquelle la dépense est engagée. Voici les principaux repères applicables en 2026.

Type de dépensePlafond exonéré 2026
Repas au restaurant en déplacement21,40 euros
Repas hors locaux, sans restaurant10,40 euros
Repas sur le lieu de travail (panier)7,50 euros
Hébergement Paris et petite couronne76,60 euros
Hébergement autres départements56,80 euros
Indemnité de télétravail2,70 euros par jour

Pour le télétravail, l’allocation reste plafonnée à 59,40 euros par mois sans accord collectif. Au-delà des plafonds, pensez à documenter précisément la dépense pour la défendre.

Indemnités kilométriques et déplacements

Quand vous utilisez votre véhicule personnel, le remboursement passe par le barème kilométrique, qui couvre forfaitairement carburant, entretien et usure. Le montant dépend de la puissance fiscale et des kilomètres parcourus, avec une majoration de 20 % pour les véhicules électriques.

Vous pouvez retrouver le barème kilométrique officiel sur le site des impôts, et estimer votre remboursement avec notre simulateur des frais kilométriques 2026. Ces indemnités se reportent ensuite, ligne par ligne, sur votre note de frais.

Comment remplir et transmettre votre note de frais ?

Une fois les règles connues, le remplissage devient une formalité, surtout avec un modèle structuré. L’objectif est d’aller vite sans rien oublier d’essentiel.

Étapes pour utiliser le modèle de note de frais

Le générateur en haut de page suit une logique simple, que vous pouvez reproduire sur n’importe quel modèle de note de frais.

  1. Renseignez votre nom, votre service et la période concernée.
  2. Ajoutez une ligne par dépense avec sa date, sa nature et son montant.
  3. Vérifiez les totaux, la TVA récupérable et les éventuels dépassements.
  4. Joignez les justificatifs, puis exportez ou imprimez le document.

Si vous débutez, notre tutoriel pour faire une note de frais détaille chaque étape pas à pas.

TVA récupérable et erreurs à éviter

L’entreprise peut récupérer la TVA sur certaines dépenses, à condition de disposer d’une facture conforme à son nom. Attention, la TVA sur le carburant des voitures particulières et sur certaines prestations reste partiellement ou totalement non déductible.

Les erreurs les plus fréquentes sont le justificatif manquant, le dépassement de plafond non signalé et le mélange entre dépenses personnelles et professionnelles. Un contrôle rapide avant transmission au service comptable vous évite des allers-retours et des régularisations.

A propos de l’auteur

Specialiste en gestion et finance pour TPE et PME. Dominique Geslin accompagne les dirigeants de petites entreprises dans leurs decisions financieres, comptables et managériales depuis plus de 10 ans. Fondateur de Comptanoo.