Des dépenses personnelles pour des nécessités professionnelles sont parfois inévitables. La note de frais est conçue pour permettre le remboursement de ces dépenses par l’entreprise. Toutefois, se pose la question de la nécessité de conserver les originaux des justificatifs pour obtenir un remboursement.
Dans la suite de notre article, découvrez si vos notes de frais doivent ou non s’accompagner des justificatifs de dépenses orignaux. Cela afin de ne pas vous voir refuser la prise en charge des dépenses professionnelles que vous avez engagées.
La note de frais : brève définition
Une note de frais est un document (au format papier ou numérique) dans lequel le collaborateur consigne les dépenses effectuées pour les besoins de son activité professionnelle et acquittées sur ses deniers personnels.
L’entreprise procède alors à l’enregistrement comptable des charges avant de rembourser les sommes avancées au salarié ou dirigeant.
Les justificatifs de notes de frais
Quand un professionnel effectue une dépense liée à son activité, il lui faut fournir une note de frais afin de se faire rembourser par son employeur. Celle-ci s’accompagne généralement d’un justificatif de dépenses.
Les justificatifs de notes de frais permettent d’attester ses dépenses auprès de l’employeur. L’entreprise s’appuie ensuite sur cette preuve afin de justifier le montant remboursé auprès des administrations sociales et fiscales.
Un justificatif de notes de frais peut prendre plusieurs formes telles qu’une facture, une note de restaurant, un ticket de caisse, un billet de transport, etc.
Afin d’être valide, le justificatif doit comporter des mentions obligatoires : la date, la devise, le montant et parfois même la TVA.
Est-il obligatoire de conserver l’original du justificatif d’une note de frais ?
Conserver le justificatif original pour une note de frais est généralement recommandé, voire même obligatoire dans certains cas. Celui-ci fait office de preuve tangible des dépenses engendrées par le collaborateur.
Néanmoins, certaines entreprises acceptent des versions numérisées des justificatifs (scan, photo, etc.).
Selon l’entreprise, sa politique de notes de frais et certaines obligations légales, la gestion des justificatifs diffère. Dans la plupart des cas, une photo ou une copie numérique du justificatif peuvent être acceptées dès lors que le document est lisible et complet.
Un outil de gestion de notes de frais pour un processus sans fausse note !
Des outils existent afin de faciliter la gestion des notes de frais pour l’entreprise. C’est le cas de Cleemy Notes de frais, un logiciel depuis lequel il est possible de déclarer ses dépenses professionnelles et ses notes de frais en déplacement.
Quelles sont les fonctionnalités proposées ?
La solution permet ainsi de maîtriser les montant des frais et de se débarrasser des justificatifs avec de nombreuses fonctionnalités telles que :
- Une saisie automatisée et dématérialisée ainsi qu’une analyse automatique des justificatifs pour un archivage légal des documents,
- L’approbation des demandes en mettant en application les règles d’engagement de l’entreprise (avec une alerte en cas de dépassement ou autres anomalies),
- Une synchronisation de la transaction avec le justificatif correspondant,
- Un suivi des frais kilométriques,
- Des avances sur frais,
- Etc.
Un tel logiciel de gestion des notes de frais soulage ainsi comptables et collaborateurs de la corvée des notes de frais.
Comment cela fonctionne ?
Le logiciel Cleemy Notes de frais lit le justificatif puis crée la dépense. Le collaborateur peut alors jeter l’original du document, les archives à valeur probante étant acceptées par l’administration.
De plus, la solution se synchronise également avec les principaux sites marchands, ou encore les sociétés de transport, afin de récupérer automatiquement les factures numériques.
En fonction du profil du collaborateur, l’entreprise peut faire varier ses règles d’engagement. Dans tous les cas, celles-ci sont automatiquement appliquées par l’outil de gestion de notes de frais.
Les managers et autres personnes en charge de contrôler les notes de frais sont alors en mesure de statuer rapidement sur chaque note.
Une solution de gestion de notes de frais est donc idéale pour les entreprises à la recherche de règles transparentes. De même, si votre organisation aspire à une meilleure gestion des dépenses de ses salariés ainsi qu’a une digitalisation de ses process. Les notes de frais étant relativement chronophages pour le service comptable, adopter une telle solution c’est s’assurer de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.