Une note de frais est un document décrivant l’ensemble des dépenses engagées personnellement dans le cadre de son activité professionnelle. Celle-ci permet le remboursement de ces dépenses par l’entreprise au collaborateur concerné.
Nous allons voir ce qu’est une note de frais, pour qui elle sert, et comment en créer une.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est une déclaration justificative permettant au salarié de justifier le remboursement des dépenses engagées dans l’exercice de son activité professionnelle. Il existe différentes formes de notes de frais : la note de frais kilométrique, la note d’inventaire, la note d’honoraires, la note d’acompte. La note d’honoraires, la note de frais kilométrique et la note d’inventaire sont les plus répandues.
La note de frais est utilisée pour les dépenses dont le remboursement nécessite une justification administrative (ex : frais de déplacement, frais postaux, frais d’hébergement, de repas, indemnités kilométriques, etc.).
Frais concernés
Les frais concernés par la note de frais sont nombreux. Il est possible et citer les frais :
- de déplacement
- engagés pour participer à un événement professionnel (frais de déplacement, d’hébergement, de repas, de réception, de cadeaux, etc.)
- de restauration pour des invitations d’équipe, de clients, de partenaires
- de téléphone, de photocopies, d’imprimantes, etc.
- de location d’équipements professionnels
- de fournitures et de pièces détachées (consommables professionnels, etc.)
- etc.
Notez que les notes de frais doivent être utilisées exclusivement pour les frais professionnels et non pas pour les frais personnels.
Comment créer une note de frais ?
Une note de frais professionnels doit être utilisée avec le plus grand soin. D’une manière générale, il convient d’y inclure les informations suivantes :
- l’identité du bénéficiaire
- la date et le lieu du déplacement
- la nature et l’objet de la dépense (le motif)
- le montant HT et TTC de chaque dépense
- en cas d’invitation, la liste des invités
- etc.
Les notes de frais doivent être accompagnées des documents justificatifs (factures, chèques, tickets de caisse…). Certains outils clés en main simplifient ce processus et permettent aux employés de faire leur demande de remboursement en ligne. Pour en savoir plus sur ces outils, rendez-vous sur le site de Notilus.fr, acteur spécialisé en gestion de la mobilité.
Toutes ces informations doivent être rédigées avec le plus de précisions possibles pour ne pas avoir de problèmes plus tard.
La note de frais peut être rédigée sur papier libre par le collaborateur ou saisie sur un logiciel dédié avant d’être imprimée.
Le salarié qui rédige la note de frais doit la signer et s’assurer qu’elle le soit également par sa direction.
Comment se faire rembourser sa note de frais ?
Dès que le salarié présente une note de frais conforme à ce qui est demandé par l’entreprise, cette dernière procède au remboursement des frais engagés.
Deux types de paiement sont alors possibles :
Le remboursement des frais réels
Dans le cas d’un remboursement des frais réels, la société rembourse chaque dépense réellement engagée par le collaborateur. À cet effet, il convient de lister toutes les dépenses sur la note de frais.
Le remboursement forfaitaire
Dans le cas d’un remboursement forfaitaire, c’est l’employeur qui détermine un montant fixe pour les dépenses. Il s’agit généralement des indemnités de repas, kilométriques.
Le salarié n’est alors pas tenu de présenter de justificatifs pour le remboursement de ses frais professionnels.