Pour de nombreuses raisons, fondées ou parfois injustifiées, des employés d’une entreprise peuvent manquer de se rendre à leur travail. Indiscutablement, cet absentéisme est susceptible d’entrainer une désorganisation de l’entreprise et un ralentissement de ses activités. La gestion des absences relève des attributions de la direction des RH. Elle se révèle néanmoins une tâche délicate et chronophage, surtout dans les entreprises avec un grand nombre d’employés. Voici donc quatre raisons qui devraient vous convaincre d’adopter un logiciel de gestion des congés au sein de votre entreprise.
Automatiser et simplifier les procédures
Tout d’abord, utiliser un logiciel de gestion des congés permet de faciliter la demande ou la gestion des congés et absences au sein d’une société. Dans la majorité des cas, les demandes de congés sont effectuées verbalement, par écrit sur papier ou échange de mails entre les employés et leurs employeurs. Cela donne du fil à retordre aux agents de la gestion des RH et ce, peu importe la taille de l’entreprise. De même, il arrive que certains employés ne sachent pas s’ils peuvent demander un congé ou si leur solde ne le leur permet plus. Avec une gestion manuelle des absences, il n’y a donc aucune lisibilité.
Par contre, avec un logiciel de gestion des congés, l’ensemble du processus devient automatisé et beaucoup plus intelligible. Ces solutions numériques favorisent des interactions diligentes entre les différents intervenants dans une société que sont : les managers, les salariés, le service des RH et même la comptabilité. Elles rendent accessibles les informations relatives à tous les employés et à chaque employé.
Ainsi, pour effectuer sa demande, l’employé vérifie d’abord s’il lui est possible de bénéficier d’un congé et effectue sa demande le cas échéant par un mail envoyé sur le logiciel. Le dirigeant quant à lui reçoit automatiquement une notification et peut décider d’approuver ou de rejeter cette demande. Il est également libre d’accompagner son refus d’une petite explication ou de ne pas se prêter à cet exercice.
Utiliser un logiciel de gestion des congés pour gagner du temps
Le gain de temps représente un avantage connexe à la simplification des procédures. L’utilisation d’un outil de gestion des congés participe de l’automatisation de la gestion des absences des travailleurs. De leur côté, ceux-ci sont dispensés des allers et retours interminables pour effectuer leurs demandes ou pour vérifier si elles ont été approuvées ou non. Fini également le remplissage des formulaires de congés ou les emails et les post-it qui se perdent. Grâce au logiciel de gestion, les demandes sont effectuées en ligne et leur approbation également. Dans la pratique, l’emploi d’un outil de gestion des congés permet de libérer plus de la moitié du temps que les services de RH consacrent généralement à cette activité. Ce temps pourra alors être consacré à la réalisation d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
Mieux coordonner les équipes de travail grâce au logiciel de gestion des congés
Avec les logiciels de gestion de congés, tous les intervenants jouissent d’un même niveau d’information. Relativement aux employés, l’outil informatique leur permet également de savoir si l’un de leurs collègues a déjà effectué une demande de congés. Ainsi, ils peuvent éviter de faire leurs demandes au cours de ces mêmes périodes, au risque de se voir opposer un refus.
Néanmoins, ce point présente aussi un intérêt tout particulier pour les managers chargés d’organiser le travail au sein de la société. L’utilisation d’une solution numérique telle que le logiciel de gestion des absences leur permet d’avoir une vue d’ensemble sur la disponibilité des travailleurs. Ils peuvent donc prendre des décisions stratégiques de sorte que l’absence d’un ou de plusieurs employés importants ne nuise pas au bon fonctionnement de l’entreprise. L’utilisation d’un logiciel approprié permet également de répartir les jours de congé équitablement entre les différentes équipes de travail.
Un logiciel de congé pour faciliter la gestion des comptes
L’utilisation des outils de gestion des congés, qu’ils soient payés ou non, permet également aux agents du service comptabilité de procéder au calcul du solde de chaque employé avec une relative sérénité. En effet, lorsque le calcul est fait manuellement, la détermination du solde peut être compliquée par plusieurs facteurs. Il s’agit par exemple des droits d’acquisition des congés, des repos compensateurs, des reports de congés ou encore des jours fériés.
Lors du calcul, on insère dans le logiciel les informations particulières relatives à chaque employé. Le calcul est donc fait de manière automatique. L’on peut particulièrement se fier à l’efficacité de ces logiciels pour le calcul du solde des congés payés, des congés maladie ou encore des RTT du moment où l’on est sûr de la fiabilité des informations renseignées. En fin de compte, cela permet également aux employés de bénéficier d’une nette visibilité sur leur fiche de paie. En plus d’être exemptée de toute erreur, celle-ci renseigne avec précision sur l’ensemble des paramètres qui ont servi au calcul de leur salaire.