La note de frais est utilisée dans le cas d’un remboursement dans le cadre professionnel, lorsqu’une personne a des frais que l’entreprise peut rembourser. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est une note de frais et à quelles professions elle peut s’appliquer.

Note de frais : définition

La note de frais est un document que les salariés peuvent effectuer afin de justifier des dépenses faites dans le cadre professionnel. Grâce à ce document, l’employer peut rembourser ces frais s’il le souhaite. Il peut rembourser de deux façons, au réel ou au forfait. Au réel, cela signifie que l’employeur rembourse les frais exacts avancés et dépensés par le salarié. Le remboursement au forfait permet l’indemnisation du salarié du même prix chaque mois.

Il n’y a pas de formalisation au niveau de la forme du document, c’est assez libre. Cependant, l’entreprise doit bien vérifier car les notes de frais doivent respecter des règles de formalités comptables, sociales et fiscales. N’hésitez pas à vous rendre sur Expensya pour avoir plus d’informations sur le sujet.

Le document doit être signé par l’employé, il peut être délivré sous forme papier ou numérique.

Les dépenses qui peuvent être remboursées sont :

• Les frais de déplacement comme le carburant ou encore les tickets de transport en commun.
• Le coût de la restauration
• Les indemnités kilométriques
• Les frais de documentation : revues professionnelles, ouvrages, vidéos…
• Les frais d’abonnement : forfait téléphone, internet…

Pour faire une note de frais, comme nous l’avons évoqué, il n’y a pas de modèle instauré. Cependant, des éléments doivent y être inscrits : la date de l’opération, le montant et le motif. Différents critères peuvent être ajoutés selon le type de la dépense. Par exemple, pour une note de frais concernant les indemnités kilométriques, la personne doit indiquer le lieu de la mission, les kilomètres qu’elle a parcourus, etc.

Qui est concerné par la note de frais ?

Les salariés tout comme les dirigeants sont concernés par la note de frais.

Ces remboursements peuvent s’effectuer dans tous types d’entreprises et structures : toutes les tailles d’entreprise et associations sont concernées. Que ce soit les employés non-cadres, les cadres, les bénévoles ou les dirigeants, tous sont susceptibles de faire une note de frais.

Les bénévoles peuvent demander une note de frais, mais il faut que celle-ci soit bien conforme car le bénévole étant non payé, il ne faut pas que cela ressemble à un salaire. Il peut par exemple se faire rembourser les courses, l’achat de matériel…

L’exception concerne le statut de micro-entreprise. En effet, les auto-entrepreneurs ne peuvent généralement pas en bénéficier car ils ont déjà l’abattement forfaitaire qui s’applique sur leur chiffre d’affaires.

Qui en a le plus besoin ?

Les professionnels qui font des repas d’affaires, comme ceux qui travaillent dans la banque et les fonds d’investissement par exemple, ont souvent recourt à la note de frais. Aussi, toujours dans le cadre de la restauration, on peut compter les professionnels de la pharmacie ou encore les personnes qui travaillent dans le secteur de la restauration ou de l’hébergement. Il faut aussi prendre en compte la région dans laquelle vivent les salariés concernés.

En effet, les professionnels des quartiers parisiens, comme la Défense par exemple, dépenseront probablement plus dans un restaurant que d’autres régions où les prix sont moins élevés. En effet, La Défense, Neuilly et les Hauts-de-Seine sont les quartiers où les prix des notes de frais sont les plus élevés en France.

Selon l’étude dirigée par la société Mooncard, les notes de frais dans leur totalité sont surtout utilisées par le monde de la santé : médecins ou encore pharmaciens, les dépenses sont plus hautes que certains métiers, notamment concernant les frais de déplacement (taxi, train…). Les banquiers et professionnels de l’immobilier se situent après les médecins en termes de dépenses.

Ceux qui ont le moins de frais sont les professionnels qui travaillent dans le commerce, donc dans les magasins mais aussi dans les services. Les institutions publiques, les télécoms et les médias n’ont généralement pas beaucoup de frais.

En résumé

Toutes les professions et différents statuts (salarié, dirigeant, etc.) peuvent bénéficier du remboursement de frais. L’exception concerne les auto-entrepreneurs. Certaines professions demandent plus des notes de frais que d’autres, comme les professionnels de la santé, de la finance ou de la restauration.