En tant qu’auto-entrepreneur, nous bénéficions d’une comptabilité allégée et une réglementation simpliste. En effet, comme l’activité est affranchie de la TVA, nous n’avons ni d’immobilisation ni d’amortissement à constater. Pas besoin de faire appel à un expert comptable, ni de dresser un compte de résultats ou de bilan de fin d’année. Néanmoins, nous avons des obligations et nous devons tenir correctement notre comptabilité.

Comment gérer sa comptabilité ? Nos conseils

Bien que la comptabilité de l’auto-entrepreneur soit grandement allégée, il faut bien s’organiser et utiliser les bons outils afin de gagner du temps. Voyons ensemble comment procéder.

Le logiciel de facturation

Si vous tenez votre comptabilité en utilisant des tableurs Excel, ou pire, du papier, vous allez tout de suite changer de méthode. Bien que la loi antifraude ne s’applique pas aux autoentrepreneurs, l’utilisation d’un logiciel de facturation permet de gagner beaucoup de temps. On en trouve des dizaines sur internet, du logiciel en ligne gratuit pour débutant au logiciel pro à abonnement. Ils sont tous conçus et adaptés à une gestion rapide et pratique des factures et des devis. Vos documents comptables seront tous centralisés sur le logiciel, qui vous garantit leur conformité. Vous pourrez également profiter de statistiques sur votre comptabilité. Comme il n’est pas possible de réaliser des modifications rétroactives sur une facture, le logiciel atteste sa fiabilité. Cela peut simplifier les choses en cas de contrôle fiscal.

Pensez bien à paramétrer le système de numérotation des factures sur votre logiciel. Retenez que :

  • Il est obligatoire d’attribuer un numéro à chaque facture.
  • Les numéros doivent se succéder sans rupture.
  • Les numéros des factures doivent se suivre dans le temps.

Si vous voulez attribuer une valeur précise à votre numérotation, pour distinguer différents types de clients par exemple, vous pouvez ajouter un préfixe.

Bien stocker ses documents

Comme nous ne sommes jamais à l’abri d’un problème de disque dur, il est fortement recommandé d’enregistrer ses documents comptables sur un stockage Cloud. Cela peut être déjà le cas avec le logiciel de facturation que vous utilisez. Si ce n’est pas le cas, prenez le temps de mettre vos documents sur le Cloud.

Aussi, n’hésitez pas à réaliser des duplicatas de vos factures, devis, preuve de paiement, etc. Toute perte du document risque fortement de créer un trou dans votre comptabilité et vous mettre dans une position peu agréable. Vos duplicatas peuvent être en version papier ou numérisée.

Conserver ses preuves d’achats

Lorsque vous réalisez des achats d’ordre professionnel, veillez à conserver vos tickets de caisse. Même si vous n’êtes pas redevable de la TVA, vous pourriez à l’avenir dépasser le seuil de franchise et avoir besoin de justifier vos dépenses pour récupérer la TVA. Notez que pour tout achat supérieur à 150€, vous devrez demander une facture. Au delà de ce montant, le ticket de caisse n’est pas considéré comme une preuve d’achat.

Être assidu et rigoureux

Selon le régime que vous avez choisi, vous devez effectuer vos déclarations mensuellement ou trimestriellement. Plutôt que de vous en occuper au dernier moment, pensez à accorder un peu de temps afin d’effectuer vos calculs au moment de la déclaration de votre chiffre d’affaire. En étant régulier sur votre comptabilité, vous limitez le risque d’oublis ou d’erreurs, qui vous mettrait dans une position inconfortable.

En faisant preuve d’un minimum de rigueur, la gestion de la comptabilité paraît bien plus simple. Si vous gérez du stock et devez payer vos fournisseurs avant d’obtenir vos créances clients, anticipez les décalages de flux. Utilisez le BFR (besoin en fonds de roulement), un indicateur permettant d’estimer vos besoins de financement à court terme. En suivant le BFR, vous conserverez toujours les fonds nécessaires entre les décaissements et les encaissements.

Selon le niveau de votre activité, gardez dans un coin de votre tête les seuils de chiffre d’affaires du régime auto-entrepreneur et le plafond de franchise de TVA afin d’éviter un dépassement.

Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur, bien que bénéficiant d’une comptabilité allégée, est encadré par des obligations légales.

Tenir un livre des recettes

L’auto-entrepreneur doit tenir à jour un livre des recettes, ordonné chronologiquement. Dedans, doivent figurer les informations suivantes :

  • Date de l’encaissement
  • Montant de la recette
  • Origine de la recette (identité du client ou de la société)
  • Méthode d’encaissement (chèques, espèces, virements, etc.)
  • Références des pièces justificatives.

Tenir un registre des achats

Si votre activité d’auto-entrepreneur consiste majoritairement à vendre des marchandises, fournitures, denrées ou à fournir des prestations d’hébergement, vous devez tenir un registre des achats en parallèle du livre de recette. Comme ce dernier, le registre des achats doit être présenté chronologiquement et faire mention de la méthode de règlement et des références des pièces justificatives.

Il est possible de choisir le support de son choix, tant que les écritures ne sont pas modifiables. Il est recommandé une nouvelle fois d’utiliser un logiciel adapté plutôt qu’un support papier.

Notez que le règlement par espèce est plafonné à 1000€.

Déclaration du chiffre d’affaires

Selon la périodicité que vous avez choisie au moment de la création de votre entreprise, vous devez déclarer votre chiffre d’affaires chaque mois ou chaque trimestre. Même si vous n’avez réalisé aucun revenu sur la période considérée, il faut mentionner 0€.

Obligation de facturation

Si vous utilisez un logiciel de facturation, c’est surtout car l’émission d’une facture est obligatoire et encadrée. Toutes vos factures doivent respecter des règles strictes pour assurer leur valeur légale.

Vous êtes obligé de fournir une facture dans les cas suivants :

  • aux professionnels, peu-importe le montant,
  • aux particuliers, lorsque le montant est supérieur à 25€,
  • pour une vente à distance,
  • lorsque le client en fait la demande.

Toutes les factures doivent faire mention des informations suivantes :

  • Nom et adresse de l’auto-entrepreneur
  • Mention “facture” et le numéro associé
  • Date de l’émission et date de livraison,
  • Identité et adresse du client,
  • Prix unitaire, dénomination précise et quantité des produits ou services rendus.

Lorsque vous n’êtes pas assujetti à la TVA, votre facture doit comporter la mention “TVA non applicable, art. 293B du CGI”.

Des logiciels pour gérer sa comptabilité

Gérer sa comptabilité pour les auto-entrepreneurs est simplifiée avec le régime fiscal de la micro entreprise. En tant qu’indépendant, la comptabilité est importante pour tenir ses comptes avec rigueur. Pour aider les Françaises et les Français, le logiciel auto entrepreneur MicroDesk est adapté avec un tarif imbattable. 

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MicroDesk propose une solution comptable de référence avec des fonctionnalités utiles :

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  • Le logiciel de comptabilité est partenaire de l’URSSAF. Depuis son espace personnel en ligne, les auto entrepreneurs réalisent leur déclaration depuis leur compte MicroDesk ;
  • Toutes les factures et les devis respectent les normes françaises de la comptabilité ;
  • L’application propose une boite mail optimisée pour communiquer avec ses clients et les relancer pour le paiement des factures ;
  • Le tableau de bord de suivi de l’activité permet de rester vigilant sur toutes les données : recettes, charges, dépenses mensuelles. Tous les mois, il y a une visibilité parfaite sur l’état de santé économique de son auto entreprise.