La loi de finance pour 2020 a introduit l’obligation d’émettre et recevoir des factures électroniques pour les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. L’ordonnance du 15 septembre 2021 a fixé les délais de cette obligation à laquelle les entreprises devront se soumettre avec un calendrier de déploiement progressif entre 2024 et 2026.
Découvrez quelles seront les obligations pour les entreprises et quels sont les enjeux de la facturation électronique.
Les obligations
Champ d’application
Le champ d’application de l’obligation de facture électronique concerne les opérations entre assujettis établis en France. Ceux-ci seront tenus de choisir pour la dématérialisation des factures entre :
- une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration
- ou le portail public de facturation qui assure déjà l’échange dématérialisé des factures pour le secteur public.
Néanmoins, l’obligation de transmission des données à l’administration française concernera à la fois :
- les transactions effectuées avec des entreprises non établies en France (livraisons ou services intracommunautaires, exportations, prestations de services intra et extracommunautaires)
- les transactions réalisées par une entreprise assujettie à l’obligation de facturation électronique avec des entreprises non assujetties.
L’archivage
En matière d’archivage, le législateur impose un archivage sur une durée de 10 ans afin de préserver et garantir les trois obligations de la facture électronique que sont l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité.
Ces conditions nécessitent des documents signés électroniquement et horodatés. Il faut, de plus, s’assurer que la technologie d’archivage ne soit pas réinscriptible et que les accès aux archives soient sécurisés (maîtrisés et tracés).
Archiver des factures électronique se doit donc dans un cadre très réglementé.
Les enjeux
L’obligation de l’usage de la facture électronique, poursuit différents objectifs, bénéfiques aussi bien pour l’État que pour les entreprises.
Lutte contre la fraude
L’État entend lutter contre la fraude à la TVA grâce à des recoupements automatisés. Gain de productivité et réduction des coûts
Il est estimé que ce nouveau système de flux devrait diviser par deux le coût total de traitement des factures. Une facture, de sa création à sa réception passerait ainsi d’un coût moyen de 20 € à 10 €.
Délais de paiement réduits
La DGFiP a pour objectif d’également automatiser et accélérer les encaissements. Or, la gestion de la trésorerie est un enjeu vital pour les TPE/PME. Cela devrait participer à fluidifier l’économie tout en bénéficiant à chaque acteur.
Sécuriser et fiabiliser les échanges
La dématérialisation des factures permet de sécuriser et de fiabiliser le processus de bout en bout. La traçabilité et le traitement des factures sont ainsi garantis.
Engager une démarche éco-responsable
La mise en place de la facture électronique présente des bénéfices immédiats en réduisant les besoins d’impression et ainsi la consommation d’encre et de papier. Cela inscrit un peu plus les entreprises dans une démarche éco-responsable.
Les challenges pour l’entreprise
Si les bénéfices de la facturation électronique sont nombreux, les challenges que cette transition représente pour l’entreprise le sont aussi. Parmi les principaux challenges, il est possible de citer :
Le choix du bon outil
La loi prévoit de laisser les entreprises choisir librement la plateforme qu’ils utiliseront pour accompagner la dématérialisation des factures. Ce choix sera stratégique et il s’agira de se positionner au plus tôt pour adapter vos environnements de travail.
Formation et montée en compétence des collaborateurs
Le déploiement de tout nouveau process au sein de l’entreprise doit s’accompagner d’une formation des collaborateurs concernés. De plus, les collaborateurs sont au cœur des échanges avec les clients de l’entreprise, il s’agit donc de les préparer au plus tôt. Ici, il sera question, pour les effectifs concernés, de passer moins de temps sur la saisie des factures mais plus de temps sur la vérification et les audits.