Les déplacements professionnels font partie intégrante de nombreux métiers.
Utiliser son véhicule personnel pour ces trajets est une pratique courante, mais elle soulève des questions sur le plan légal, pratique et financier.
Avant de prendre la route avec sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel, il est essentiel de connaître ses droits et ses obligations.
Cadre légal régissant les déplacements professionnels en véhicule personnel
Le Code du travail et les déplacements professionnels
Le Code du travail n'interdit pas l'utilisation d'un véhicule personnel pour les déplacements professionnels.
Cependant, l’employeur a l’obligation de rembourser les frais engagés par le salarié lors de ces trajets.
Si l’utilisation du véhicule personnel n’est pas prévue dans le contrat de travail, le salarié est en droit de refuser. L’employeur peut alors proposer un avenant au contrat pour inclure cette clause.
Les frais kilométriques et leur remboursement
L’employeur doit rembourser les frais kilométriques selon le barème des frais kilométriques 2026 en vigueur. Ce barème prend en compte la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.
Le remboursement peut se faire sur présentation des justificatifs des frais engagés ou de manière forfaitaire. Dans ce dernier cas, l’indemnité est exonérée de cotisations sociales.
Alternatives à l’utilisation d’un véhicule personnel
Le véhicule de société
L’entreprise peut mettre à disposition de ses salariés des véhicules de société pour leurs déplacements professionnels. Cette solution présente l’avantage de ne pas engager la responsabilité du salarié en cas d’accident.
Cependant, l’utilisation d’un véhicule de société est considérée comme un avantage en nature et est soumise à cotisations sociales.
La location de véhicule
Pour les déplacements professionnels ponctuels, l’entreprise peut opter pour la location de véhicule. Cette solution offre une certaine flexibilité et permet de choisir le type de véhicule adapté au trajet et au nombre de personnes.
La location de véhicule peut être une alternative intéressante lorsque les déplacements sont peu fréquents ou que l’entreprise ne souhaite pas investir dans une flotte de véhicules.
Justificatifs à fournir pour le remboursement des frais de déplacement
Les justificatifs des frais engagés
Pour obtenir le remboursement des frais de déplacement, le salarié doit fournir à son employeur les justificatifs des dépenses engagées. Il peut s’agir des factures de carburant, des tickets de péage ou encore des factures d’hôtel en cas de déplacement sur plusieurs jours.
Il est important de conserver tous ces justificatifs pour pouvoir les présenter à l’employeur et obtenir le remboursement des frais.
Le calcul des frais kilométriques
Si l’entreprise opte pour le remboursement des frais kilométriques de manière forfaitaire, le salarié doit fournir un récapitulatif des kilomètres parcourus. Ce récapitulatif doit indiquer la date, le lieu de départ et d’arrivée, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.
Le calcul des frais kilométriques se fait selon le barème fiscal en vigueur, qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | 0,456 €/km | 0,273 €/km | 0,318 €/km |
| 4 CV | 0,523 €/km | 0,294 €/km | 0,352 €/km |
| 5 CV | 0,548 €/km | 0,308 €/km | 0,368 €/km |
| 6 CV | 0,574 €/km | 0,323 €/km | 0,386 €/km |
| 7 CV et plus | 0,601 €/km | 0,340 €/km | 0,405 €/km |
Extension de garantie d’assurance pour un usage professionnel du véhicule
La nécessité d’une extension de garantie
Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, il est important de vérifier que son assurance couvre bien cet usage. En effet, la plupart des contrats d’assurance auto standard ne couvrent que les déplacements privés et les trajets domicile-travail.
Pour être couvert en cas d’accident lors d’un déplacement professionnel, le salarié doit souscrire une extension de garantie auprès de son assureur. Cette extension permet d’adapter les garanties du contrat à l’usage professionnel du véhicule.
Le surcoût lié à l’extension de garantie
L’extension de garantie pour un usage professionnel du véhicule entraîne généralement un surcoût sur la prime d’assurance. Ce surcoût est variable selon les assureurs et le type de véhicule.
Il est important de comparer les offres de différents assureurs pour trouver la formule la plus adaptée à ses besoins et à son budget. Par exemple, l’assurance auto de Groupama propose des extensions de garantie pour les déplacements professionnels à des tarifs compétitifs.
Assurance mission souscrite par l’employeur pour couvrir les déplacements professionnels
Le principe de l’assurance mission
L’assurance mission est un contrat souscrit par l’employeur pour couvrir les déplacements professionnels de ses salariés, qu’ils utilisent un véhicule de société ou leur véhicule personnel.
Cette assurance prend en charge les dommages matériels et corporels causés à un tiers, ainsi que les dommages subis par le salarié et les passagers du véhicule.
Les avantages de l’assurance mission
L’assurance mission présente plusieurs avantages pour l’employeur et les salariés :
- Elle évite aux salariés de souscrire une extension de garantie sur leur assurance personnelle
- Elle couvre tous les salariés de l’entreprise, quel que soit le véhicule utilisé
- Elle simplifie la gestion des sinistres en cas d’accident lors d’un déplacement professionnel
L’assurance mission est une solution intéressante pour les entreprises dont les salariés effectuent régulièrement des déplacements professionnels.
Conseils pour optimiser les déplacements professionnels en véhicule personnel
Planifier ses déplacements
Pour optimiser ses déplacements professionnels en véhicule personnel, il est important de les planifier à l’avance. Cela permet de choisir l’itinéraire le plus adapté, de réserver un hébergement si nécessaire et d’anticiper les éventuels imprévus.
Il est également judicieux de regrouper plusieurs rendez-vous dans une même zone géographique pour limiter les kilomètres parcourus et le temps passé sur la route.
Entretenir son véhicule
Un véhicule bien entretenu est plus fiable et consomme moins de carburant. Il est donc important de respecter les révisions préconisées par le constructeur et de vérifier régulièrement les niveaux d’huile, de liquide de refroidissement et de pression des pneus.
Un véhicule en bon état réduit les risques de panne et d’accident lors des déplacements professionnels.
Adopter une conduite souple et anticipée
Adopter une conduite souple et anticipée permet de réduire la consommation de carburant et l’usure du véhicule. Cela passe par :
- Le maintien d’une vitesse stable
- L’anticipation des ralentissements et des arrêts
- L’utilisation du frein moteur plutôt que du frein à pied
- Le passage des vitesses à bas régime
Une conduite souple et anticipée permet également de réduire le stress au volant et de diminuer les risques d’accident.
| Conseils | Avantages |
|---|---|
| Planifier ses déplacements | Optimiser les itinéraires et les temps de trajet |
| Entretenir son véhicule | Réduire les coûts et les risques de panne |
| Adopter une conduite souple et anticipée | Économiser du carburant et réduire le stress |
