Vous allez préparer un événement de A à Z et vous aimeriez avoir un coup de pouce pour l’organisation ?
En effet, lorsque l’on prépare un événement, il faut penser à tout, et dans les moindres détails. Mais comment ne rien oublier ?
Dans cet article, nous allons vous donner une to-do list pour vous permettre de gagner en efficacité dans toutes les étapes de l’organisation de votre événement.
La création d’une check list événementielle vous sera donc d’une grande aide. Alors restez avec nous et découvrez sans plus attendre les étapes de votre événement !
Définissez les objectifs de votre évènement
Développez en détail votre évènement et ses objectifs, puis déterminez votre cible pour préciser la cohérence de votre projet. S’agit-il d’un gala ? D’un mariage ? D’un séminaire ? Il y a des tas de types d’événements différents et autant de modèles d’organisation.
Quelle que soit la nature de votre événement, son organisation suivra un certain nombre d’étapes.
Établissez un cahier des charges
Il sera nécessaire d’avoir un document clair et précis résumant le contexte, les objectifs et le budget de votre évènement. Il s’agit du cahier des charges. Il faudra y inclure entre autres les infos sur l’entreprise ou l’organisateur de l’événement, la date le lieu, le déroulé et la durée de l’événement, son contexte et qui y participera, mais aussi les besoins logistiques etc.
| ÉLÉMENTS DU CAHIER DES CHARGES | DESCRIPTION |
|---|---|
| Contexte | Présentation du contexte de l’événement et des raisons de son organisation |
| Objectifs | Les objectifs de l’événement, tels que la promotion d’un produit ou d’une marque, le renforcement de l’image de l’entreprise, l’augmentation des ventes, etc. |
| Budget | Le budget alloué pour l’organisation de l’événement |
| Entreprise/Organisateur | Informations sur l’entreprise ou l’organisateur de l’événement, notamment son nom, ses coordonnées et son secteur d’activité |
| Date et lieu | La date et le lieu de l’événement, ainsi que la durée prévue |
| Participants | Les personnes invitées ou attendues lors de l’événement |
| Programme | Le déroulé de l’événement, avec les différentes activités ou animations prévues |
| Besoins logistiques | Les besoins matériels pour l’organisation de l’événement, tels que les équipements audiovisuels, les stands d’exposition, les services de restauration, etc. |
| Communication | Les actions de communication prévues pour promouvoir l’événement, telles que les campagnes publicitaires, les invitations personnalisées, les relais sur les réseaux sociaux, etc. |
| Évaluation | Les critères d’évaluation pour mesurer le succès de l’événement, tels que le taux de participation, le retour sur investissement, l’impact sur la notoriété de l’entreprise, etc. |
Trouvez le lieu et la date
Il s’agit de déterminer maintenant le lieu et la date de l’événement, selon des critères définis à l’avance en répondant à quelques questions :
- Quelle est la cible de mon événement ?
- Combien d’invités comptez-vous avoir ?
- Quelle zone géographique serait favorable ?
Trouvez les prestataires
Prenez le temps de bien déterminer les prestations souhaitées pour votre événement. Vous pourrez ensuite commencer à chercher l’ensemble de vos prestataires :
- traiteur spécialisé dans l’événementiel
- solution de transport
- hébergement
Affinez votre budget
A cette étape, vous devrez reprendre tous les devis reçus par vos prestataires et fournisseurs afin de vérifier leur adéquation avec votre budget initial. C’est à cette étape que vous allez valider vos prestataires et éventuellement supprimer certaines prestations.
Planifiez l’événement
C’est le moment de planifier votre événement dans les moindres détails : il s’agit de structurer les étapes de l’événement. Ce plan directeur vous permettra de visualiser le déroulement à venir, et d’anticiper les éventuels problèmes pouvant apparaître durant l’organisation de l’événement.
Communiquez sur l’évènement
À présent, concevez les visuels et la charte graphique de votre événement en prenant en compte son thème. Envoyez un message du type Save the date à l’ensemble de vos invités. N’oubliez pas d’inclure sur les invitations le lieu et la date de l’événement, et n’oubliez pas de relancer vos invités.
Préparez la logistique
N’oubliez pas de vous occuper de la logistique : sécurité, sonorisation, éclairage si besoin etc. Vérifiez aussi auprès de vos prestataires qu’ils ont bien compris leur mission, les temps de prestations et le service demandé etc. Transmettez-leur une feuille de route si besoin.
Accueillez vos invités
C’est le jour J ! C’est le moment d’accueillir vos invités. Restez aussi disponible pour les membres de votre équipe s’ils ont besoin de vous, mais n’oubliez pas de profiter aussi du moment, vous l’avez mérité !
À la fin de l’événement, remerciez chaleureusement vos invités.