Vous vous sentez débordé par des piles de factures papier ? Il existe une solution : la dématérialisation des factures.
En convertissant vos factures physiques en format numérique, vous pouvez gagner du temps, économiser des ressources et renforcer la sécurité de vos données.
À l’ère de la digitalisation, la dématérialisation est plus qu’un simple avantage, c’est une nécessité. Cet article vous guidera à travers le processus de dématérialisation, des réglementations en vigueur au choix de l’outil approprié, en passant par la gestion du changement dans votre entreprise.
Que vous soyez une petite entreprise cherchant à améliorer son efficacité ou une grande entreprise soucieuse de conformité, cet article est pour vous.
La réglementation de la dématérialisation de factures
Exigences légales pour la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures implique de respecter certaines exigences légales. À partir du 1er janvier 2024, toutes les entreprises qui émettent des factures à destination des entités publiques devront les envoyer sous forme électronique.
Les factures dématérialisées doivent contenir les mêmes informations que leurs homologues papier, notamment :
- Les détails du fournisseur et du client (noms, adresses)
- La date de facturation
- Une description détaillée des produits ou services
- Le montant total à payer
Conformité et sécurité des données
La conformité et la sécurité des données jouent un rôle clé dans la dématérialisation des factures. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) exige que les entreprises protègent les données personnelles de leurs clients. Il est donc important de choisir un système qui garantit la sécurité des données.
Préparer l’entreprise pour la dématérialisation des factures
Évaluation des besoins spécifiques de l’entreprise
Avant de dématérialiser vos factures, évaluez vos besoins spécifiques. Cela comprend la quantité de factures que vous gérez, le nombre de clients et de fournisseurs que vous avez, et la capacité de votre personnel à utiliser de nouveaux systèmes.
Formation des équipes
Une fois que vous avez identifié vos besoins, il est important de former vos équipes à l’utilisation du nouvel outil. Cela peut impliquer des sessions de formation, des démonstrations et un support continu.
Choisir le bon outil de dématérialisation des factures
Présentation de quelques solutions de dématérialisation des factures disponibles sur le marché
Il existe de nombreux outils de dématérialisation des factures sur le marché. Certains des plus populaires incluent Kolecto, FreshBooks, Zoho Invoice et Quickbooks. Ces outils offrent une variété de fonctionnalités, comme l’envoi automatique de factures, le suivi des paiements et l’intégration avec d’autres systèmes comptables. En savoir plus sur la dématérialisation de facture avec Kolecto.
Critères de sélection d’un bon outil de dématérialisation
Lors du choix d’un outil, considérez les critères suivants :
| Critère | Description | Exemple concret |
|---|---|---|
| Utilisation | Interface intuitive avec des guides d’aide | Logiciel avec interface simplifiée et tutoriels en ligne |
| Sécurité | Cryptage avancé et conformité aux normes de sécurité | Logiciel utilisant le cryptage SSL et respectant les normes PCI DSS |
| Prix | Coût correspondant aux fonctionnalités | Logiciel coûtant entre 15 € et 100 € par mois |
| Intégrations | Compatibilité avec les outils existants de l’entreprise | Logiciel pouvant s’intégrer à des outils de CRM, de gestion de projet, de POS, etc. |
Processus de dématérialisation des factures
Création et envoi de factures dématérialisées
Créer et envoyer des factures dématérialisées est généralement un processus simple. Avec la plupart des systèmes, vous pouvez créer une facture en quelques clics, puis l’envoyer par e-mail ou via une plateforme sécurisée.
Réception et traitement des factures dématérialisées
La réception et le traitement des factures dématérialisées sont également simplifiés. Vous pouvez généralement voir les factures dès qu’elles arrivent, les approuver pour le paiement et les archiver pour une utilisation ultérieure.
Archivage sécurisé et accessible des factures dématérialisées
Une fois que vous avez reçu et traité une facture dématérialisée, vous devez l’archiver de manière sécurisée. La plupart des outils de dématérialisation offrent des options d’archivage qui permettent de retrouver facilement les factures ultérieurement.
Gestion du changement et dématérialisation des factures
Communication interne et externe
La transition vers la dématérialisation des factures demande une communication claire et efficace. Cela signifie informer toutes les parties prenantes, y compris les employés, les clients et les fournisseurs, des changements à venir.
Il peut être intéressant de préparer un plan de communication couvrant :
- Quoi : Quels sont les détails du changement ?
- Pourquoi : Pourquoi cette transition est-elle nécessaire ?
- Comment : Comment cela affectera-t-il les parties prenantes ?
Gestion des problèmes et des défis potentiels
Comme pour toute transition, des défis et des problèmes peuvent survenir. Par conséquent, il est nécessaire de mettre en place un processus pour gérer ces défis.
Cela peut inclure :
- Identifier les problèmes potentiels
- Mettre en place des mesures pour y faire face
- Suivre et évaluer la gestion des problèmes
Évaluation de la performance et des bénéfices de la dématérialisation
Une fois la transition effectuée, il est nécessaire d’évaluer la performance de la dématérialisation des factures. Cela peut inclure la mesure de l’efficacité des processus, la satisfaction des clients et des employés, et les économies réalisées.
L’évaluation peut se baser sur les indicateurs suivants :
- Le temps nécessaire pour traiter les factures
- Le taux d’erreur dans la facturation
- Le coût du traitement des factures
- La satisfaction des clients et des employés
En évaluant ces facteurs, vous pouvez obtenir une image claire des avantages de la dématérialisation des factures pour votre entreprise.