La technologie évolue de façon incessante. Toutes les entreprises se conforment à cette évolution technologique pour optimiser leur productivité. L’un des services les plus recommandés pour augmenter son efficacité est le service des ressources humaines ou RH. Il commence à s’orienter vers la dématérialisation pour mieux gérer tous les documents relatifs aux ressources humaines. Est-ce que la dématérialisation est rentable pour l’entreprise ? Quel logiciel faut-il choisir pour la gestion RH ? Découvrez les réponses en lisant cet article jusqu’à la fin.
Dématérialiser les documents RH
La crise sanitaire a favorisé le télétravail et a incité de nombreuses entreprises à opter pour la dématérialisation des documents RH. Sachez qu’il est possible de dématérialiser tous les dossiers RH d’un salarié à chaque étape de sa carrière.
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
La dématérialisation RH est un procédé informatique qui consiste à remplacer les documents RH papier en format numérisé ou fichier numérique. Elle a pour objectif de simplifier tous les processus administratifs au sein de l’entreprise en conservant ces documents sur des supports informatiques. Commencez par cliquer ici pour retrouver tous les moyens permettant de dématérialiser les documents relatifs aux ressources humaines. D’ailleurs, il existe deux approches possibles dans ce service :
- La dématérialisation des documents en transformant tous les documents des salariés en version numérique : bulletin de paie, contrats de travail, demande d’absence, …
- La dématérialisation des processus en mettant en œuvre une plateforme collaborative pour la digitalisation des processus RH : traitement et gestion de certaines tâches.
La dématérialisation se présente en deux types :
- La dématérialisation native : document original fourni en version électronique
- La dématérialisation a posteriori : document papier transformé en document numérisé
Les avantages de la dématérialisation RH
La dématérialisation des documents relatifs aux ressources humaines offre plusieurs avantages à l’entreprise et au service lui-même :
- Un gain de temps et une forte croissance de la productivité
- Traçabilité de tous les documents en cas de litige
- Données stockées et sécurisées
- Risque de perte de documents très réduit
- Mieux assurer le traitement des flux des documents
- Renforcement de l’expérience collaborateur avec des salariés plus autonomes et plus responsables
- Amélioration de la performance du service RH grâce à un outil innovant
- Actualisation instantanée des données
Les étapes du processus de dématérialisation
Pour mieux gérer les documents RH par la dématérialisation que vous utilisiez Windows ou autre, il importe de suivre quelques étapes importantes :
- Anticiper la transition numérique
- Construire une gestion de fonds documentaire
- Respecter la durée de conservation des documents
- Faire disparaître la cohabitation ou la combinaison de la version papier et électronique
- Gérer méticuleusement la chaîne logistique
Bien choisir le logiciel de gestion RH
La meilleure façon de bien procéder à la dématérialisation pour mieux gérer les documents relatifs aux ressources humaines est de choisir un bon logiciel de gestion RH.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion RH ?
Un logiciel de gestion RH est un outil de gestion du quotidien du personnel d’une entreprise. C’est un logiciel qui permet de traiter tous les documents concernant chaque salarié de manière rapide et performante, c’est-à-dire sans risque de perte. Ce logiciel RH peut être complet, dit logiciel SIRH (congés payés, notes de frais, absence, …), ou spécialisé (pour un besoin précis).
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion RH ?
Avoir un logiciel de gestion RH permet à une entreprise de gérer efficacement le flux de documents qui circulent dans ce service. Grâce à ce logiciel :
- les échanges entre employés et salariés deviennent très fluides.
- le responsable RH n’a plus besoin de faire un affichage du planning de travail des salariés. ce qui favorise un réel gain de temps, tout est automatisé.
- toutes les données des salariés sont centralisées sur un seul logiciel.
Comment choisir un logiciel de gestion RH ?
Le choix d’un logiciel de gestion RH dépend essentiellement des besoins de l’entreprise et de ses objectifs. Il est donc préférable d’opter pour un logiciel complet qui s’utilise pour le long terme, correspondant aux attentes de l’entreprise et qui peut l’accompagner lors des éventuelles problématiques.