Recueil, traitement et sécurisation d’une multitude de données, calculs en tous genres, respect des échéances, établissement de livrables… La gestion de paie est une opération récurrente à la fois complexe, délicate et chronophage qui requiert beaucoup de concentrations ainsi que d’attentions. Cela est d’autant plus vrai dans le cas des TPE et PME. De plus, elle constitue un poste impondérable, et peut donner lieu à de nombreux litiges. À tout cela s’ajoutent les contraintes administratives qui y sont inhérentes et les évolutions permanentes du Code de travail. Tout cela rend ainsi pertinente l’automatisation de la gestion de paie. Cette solution permet de gérer en un minimum de temps l’une des opérations les plus chronophages et rébarbatives : la gestion des bulletins de paie.
Gestion de fiches de paie automatisée : misez sur un logiciel en ligne
De plus en plus plébiscitée par les entreprises, toutes tailles confondues, la gestion de bulletins de paie automatisée consiste à traiter ces derniers par le biais d’un logiciel dédié. Il s’agit ainsi de limiter au strict minimum les interventions humaines tout en articulant cette tâche autour de la sécurité et de la fiabilité. Pour ce faire, bien des structures n’hésitent pas à passer par un service en ligne du fait des différents avantages qui en découlent, et que nous découvrirons plus loin dans cet article.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie en ligne ?
Un logiciel de paie en ligne a les mêmes caractéristiques que son homologue classique, à cela près qu’il est directement disponible sur internet. Cela dit, cet outil n’est installé sur aucun des matériels informatiques de l’entreprise, mais sur des serveurs que son éditeur gère lui-même.
En bref, c’est un logiciel basé dans le cloud conçu pour faciliter significativement la gestion de la paie, et bien sûr celle des bulletins de salaire. Il est plus connu sous le sigle de SaaS (Software as a Service ou, en français, logiciel en tant que service). Son utilisation est en général facturée sous forme d’un abonnement mensuel calculé en fonction du nombre d’utilisateurs.
Pourquoi opter pour un software basé dans le cloud ?
L’atout majeur d’un logiciel de paie online tient au fait que ses utilisateurs peuvent y accéder à tout moment, où qu’ils soient, et peu importe le terminal qu’ils utilisent à partir du moment où ils ont accès à internet. Il offre de plus une expérience aussi cohérente que simple sur toutes les plateformes du fait de son côté adaptatif.
C’est de surcroît une solution clé en main qui ne requiert aucune installation préalable, et son fournisseur prend en charge sa maintenance réglementaire ou évolutive. Chacun de ses processus clés est automatisé, voire basé sur l’intelligence artificielle afin de permettre à ses utilisateurs de gagner du temps et réduire les erreurs. On peut ajouter à tout cela le fait qu’il se met à jour de manière automatique, conformément aux évolutions réglementaires.
Un logiciel applicatif hébergé dans le cloud est également la promesse d’un suivi en temps réel de l’activité à travers de KPIs pertinents. Il s’agit en plus d’une solution agile qui est modulable en fonction des besoins de l’entreprise. Cela permet à cette dernière de ne payer que pour les fonctions dont elle a réellement besoin.
La sécurité des données est aussi l’un des arguments solides en faveur d’une plateforme de gestion de paie en ligne. D’une part, l’ensemble des données sensibles qui s’articule autour de la paie n’est pas hébergé localement, ce qui réduit significativement les risques de pertes. D’autre part, son éditeur est conforme aux exigences RGPD, tout en étant certifié 27001. On parle d’une certification qui prouve son engagement à protéger les données de ses clients et sa fiabilité.
Une solution agile au service de la gestion de paie
Un logiciel de paie, dont celui hébergé dans le cloud permet aux responsables des ressources humaines de saisir, de modifier et d’importer en toute simplicité, toute variable de paie. Il leur garantit une visualisation en temps réel de l’actualisation des fiches de paie dès qu’une modification sur une variable en particulier s’opère.
Tous les mois, la génération des bulletins de salaire par les responsables RH se fait de façon automatique, et le paiement de l’ensemble des collaborateurs s’opère aisément. Un salarié peut accéder à sa fiche de paie depuis un espace personnel sécurisé à partir du moment où il est généré. Ceci étant, l’entreprise n’a plus à perdre de temps avec des fiches de paie imprimées. Elle limite à son strict nécessaire ses besoins en papier et en encre, de même que l’énergie nécessaire à l’impression : un geste écoresponsable. La société offre en plus la meilleure expérience aux salariés.
Au-delà de la gestion de bulletins de paie, un logiciel de paie peut également automatiser la DSN (Déclaration Sociale Nominative). À tout cela s’ajoutent le calcul des charges sociales, le rappel des échéances ainsi que la transmission de la déclaration sociale par le biais de la DSN.
Le plus intéressant est que la solution offre à l’entité une photographie annuelle des cotisations qu’elle doit régler, des charges patronales et des coûts liés aux salariés. De même, elle est en mesure de se mettre au fait des évolutions des conventions et textes légaux, mais aussi d’aider l’entreprise à maîtriser efficacement ses coûts, à gérer comme il se doit sa masse salariale et à booster l’engagement des collaborateurs.
Un logiciel de paie simplifie tout ce qui gravite autour de la gestion de paie et permet à l’entreprise de passer un minimum de temps sur cette opération.
Les bonnes raisons d’automatiser votre gestion de paie
Une gestion de paie automatisée dispense les responsables RH de chaque opération répétitive, gourmande en temps et à faible valeur ajoutée. À en croire les entreprises qui ont déjà sauté le pas, un logiciel de paie leur a permis de diviser par deux le temps passé sur la paie. Elles ont alors affecté le temps ainsi économisé à l’épanouissement des collaborateurs et aux autres tâches les plus importantes (chasse aux talents, fidélisation des salariés, formations professionnelles, établissement de contrats de travail, etc.).
En automatisant sa gestion de paie, l’entreprise peut jouer la carte des fiches de paie électroniques. À la clé, elle réduit les frais d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement. Le gain de temps est là encore d’actualité. L’entité se permet en plus d’optimiser ses processus RH. La gestion des bulletins de salaire étant totalement dématérialisée, leur génération, l’accès à l’information et l’établissement d’éventuels duplicatas peuvent se faire en toute simplicité. Par la même occasion, l’entreprise améliore son image employeur, grâce à l’innovation.
Pour les salariés, les bulletins de paie en ligne riment avec meilleure protection contre les destructions et pertes. Où qu’ils soient, ils peuvent accéder à leur fiche respective. Les démarches courantes (par exemple la déclaration de revenus, l’établissement de location immobilière, etc.) sont dans ce cas simplifiées.
Automatiser la paie, c’est aussi gagner en efficacité et minimiser les risques d’erreurs et de non-conformité dont les conséquences pourraient être catastrophiques. Le logiciel libère les responsables RH de la gestion et de la synchronisation manuelle des données de paie. Tout est déjà automatisé ! Qui plus est, il est la promesse d’une visualisation en temps réel et d’un suivi infaillible des salaires. La solution est en mesure de détecter automatiquement chaque anomalie de gestion. Elle veille à ce que chaque tâche se fasse conformément à la loi française en vigueur relative au droit du travail et à la paie.
L’autre avantage d’un logiciel de paie réside dans le fait qu’il simplifie considérablement les formalités administratives. Il propose un niveau de sécurité accru et un haut niveau de fiabilité sur les déclarations sociales obligatoires. Soulignons qu’une gestion automatisée est synonyme de respect des échéances, tant en matière de paie que de déclarations sociales.
Une entreprise qui mise sur l’automatisation peut se donner la chance de maîtriser parfaitement son processus RH. Ne dépendant d’aucun expert-comptable ou d’un collaborateur de paie, elle accroît sa réactivité dans la prise en considération des besoins des salariés. L’utilisation d’une solution logicielle permet en outre de maîtriser les coûts découlant du traitement de la paie.
Comment choisir votre logiciel de paie ?
Bien qu’étant avantageux à plusieurs niveaux, un logiciel de paie ne se choisit pas au hasard si l’on veut qu’il s’accorde à ses besoins. Plusieurs critères doivent alors entrer en ligne de compte au moment de l’achat. On note en tout premier la catégorie du logiciel. On a alors le choix entre un logiciel classique et une solution applicative en ligne, la dernière étant plus avantageuse, comme nous l’avons précisé tout à l’heure.
Il convient par ailleurs de prendre en considération le panel de fonctionnalités proposé. On doit s’assurer que le logiciel propose tout ce dont vous avez réellement besoin, de la préparation de la paie au paiement des collaborateurs, en passant par la génération des bulletins de salaire, la gestion des déclarations sociales, etc. Si besoin, on peut y inclure d’autres fonctions supplémentaires. Pour faire le bon choix, il faut également tenir compte :
- du prix du logiciel,
- de sa facilité de prise en main,
- de son intuitivité,
- du suivi par un conseiller dédié,
- du service d’assistance,
- du traitement de la protection des données,
- des possibilités de partage de données, etc.
Il est conseillé de prendre le temps de comparer plusieurs solutions logicielles de paie pour n’en retenir par la suite que la plus intéressante à tout point de vue. Une fois le bon logiciel acquis, on ne risque plus de perdre tout son temps à gérer les fiches de salaire et autres opérations liées à la gestion de paie.