De nombreux changements peuvent s’opérer dans la vie d’une entreprise, quels que soient son statut juridique et sa taille. On peut notamment citer le déménagement d’entreprise ou le transfert du siège social. Un tel changement d’adresse nécessite une bonne organisation. En effet, le déménagement d’entreprise doit faire l’objet d’une annonce pour que le transfert de bureaux soit effectif. Si vous avez un projet de déménagement d’entreprise, voici des conseils pratiques pour annoncer votre changement d’adresse.
L’annonce légale, obligatoire lors d’un déménagement d’entreprise ?
Pour qu’une entreprise puisse changer d’adresse, certaines formalités sont obligatoires et l’annonce légale fait partie de ces obligations. Cette formalité consiste en réalité à informer les associés et les tiers des décisions et des étapes importantes de la vie d’une entreprise. Si vous avez des créanciers, ces derniers s’intéresseront certainement à votre déménagement vers un département lointain par exemple. L’objectif est donc de rendre vos informations accessibles au public et aux professionnels qui peuvent être intéressés par les changements qui surviennent dans votre entreprise.
De plus, l’adresse du siège social est inscrite dans les statuts constitutifs de la société. Ces statuts devront donc être modifiés pour que le transfert du siège social s’opère. En effet, la modification des statuts a lieu après qu’une décision collective est prise et formalisée dans un procès-verbal d’assemblée générale. Après ces étapes, vous aurez à publier votre annonce légale dans un journal habilité et à déposer un dossier de demande d’inscription modificative auprès de l’administration.
L’annonce légale du changement d’adresse de votre société doit contenir un certain nombre d’éléments importants, à savoir :
- la mention de transfert du siège social,
- la dénomination sociale de la société,
- la forme juridique de l’entreprise,
- le capital social de l’entreprise,
- l’ancienne adresse de la société,
- l’adresse actuelle de la société,
- le numéro unique d’identification de l’entreprise (SIREN),
- la date de l’acte de modification,
- la mention de Registre du commerce et des sociétés (RCS) suivie de la ville dans laquelle se trouve le greffe d’immatriculation,
- le nouveau « RCS » de la société après son transfert.
Vous devez vous assurer de l’exactitude des renseignements indiqués par l’annonce légale, autrement, cette dernière ne pourra pas être opposée aux tiers. Une petite erreur suffit pour constituer un blocage ou une perte de moyens financiers et humains.
Publiez deux annonces lors d’un déménagement dans un autre département
Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à prendre la décision de changer d’adresse. Quel qu’en soit le motif, ce changement doit paraître dans une ou plusieurs annonces légales. En effet, si vous déménagez dans un autre département, vous devrez informer les greffes du départ et d’arrivée. Il faudra alors publier deux avis distincts. Le premier doit être publié dans un journal d’annonces légales (JAL) du département de l’ancien siège social. Quant au second avis, il doit être publié dans un JAL du département du nouveau siège social.
Pour finaliser les formalités de changement d’adresse du siège social de votre entreprise, vous devez déposer un dossier au greffe du tribunal de commerce. Pour un changement d’adresse dans un autre département, il faudra informer le greffe de l’adresse complète du gérant dans l’annonce légale du nouveau département. Cependant, vous n’avez pas à faire savoir cette information dans l’annonce légale du départ. Le greffe connaît en effet l’adresse du gérant lors de la création de la société.
Comment trouver le ou les bons journaux d’annonces légales ?
Lorsque vous faites publier un avis dans un journal d’annonces légales non habilité, cet acte est automatiquement nul. De même, les modifications opérées seront considérées comme illicites. Pour pouvoir opposer ces changements aux tiers, vous devez donc vous orienter vers un journal d’annonces légales habilité à recevoir et à publier les annonces légales. Mais comment trouver un journal habilité à publier une annonce légale d’entreprise ?
Un journal d’annonces légales habilité doit remplir plusieurs conditions
Tous les journaux d’information ne peuvent pas contenir des annonces légales d’entreprise. Seuls les journaux d’annonces légales habilités sont en mesure de publier vos divers avis. Ainsi, certaines conditions doivent être remplies pour qu’un journal puisse obtenir le statut de JAL. Ces conditions sont :
- l’obligation de paraître au moins une fois par semaine,
- la justification d’une durée d’existence d’au moins 6 mois,
- la publication au moins à l’échelle du département,
- la détention d’un nombre minimum de tirages, mais aussi d’un seuil d’abonnements fixés par décret, en fonction du département d’appartenance et du nombre d’habitants.
Tous ces éléments permettent au média candidat à l’habilitation d’acquérir le statut de journal d’annonces légales par arrêté de la Préfecture. Ce média doit ensuite figurer sur la liste des journaux autorisés à publier officiellement les formalités de publicité dans le département.
Vérifiez que le journal d’annonces légales bénéficie d’une habilitation de la préfecture
Pour trouver un bon journal d’annonces légales, vous devez vérifier que le média bénéficie d’une habilitation de la Préfecture. N’hésitez donc pas à consulter la liste communiquée par l’autorité ! De plus, il faut que ce journal d’annonces légales soit inscrit aux registres de la commission paritaire des publications et des agences de presse (CPPAP). Il doit en effet être implanté dans le même département que votre siège social.
Par ailleurs, d’autres critères peuvent aussi être pris en compte pour le choix de votre journal d’annonces légales, en fonction de vos besoins et de vos attentes. On peut notamment citer l’expérience du média, sa renommée, ainsi que la praticité de son service.
À quel moment du déménagement devez-vous publier ces annonces ?
Les déménagements d’entreprise ne s’arrêtent pas aux nombreux cartons à transporter d’un point à un autre. Vous devez avertir les différents organismes publics et privés de votre changement d’adresse, car ces derniers sont susceptibles de vous envoyer du courrier. Vous avez aussi l’obligation de faire modifier l’adresse indiquée sur la carte grise de votre véhicule. Autrement, vous pourrez être passible de sanctions financières. En effet, vous disposez d’un délai maximal de 3 mois après votre déménagement pour signaler votre changement d’adresse. Toutefois, vous avez aussi la possibilité de le faire bien avant une fois que vous connaissez l’adresse de votre nouveau logement. Cela vous évite d’oublier et de rester ainsi tributaire de ce délai.
Conseils pour prévenir vos partenaires et clients de votre changement d’adresse
De nombreux établissements doivent être prévenus en cas de changement d’adresse de votre entreprise. Les principaux établissements sont les organismes publics, les organismes privés, les fournisseurs d’eau et d’énergie, ainsi que les fournisseurs tiers (téléphones, Internet, abonnements presse…).
Vous pouvez prévenir ces organismes, de votre changement d’adresse en leur envoyant une lettre de changement d’adresse. Cette information peut être envoyée d’un seul coup en ligne à plusieurs établissements en utilisant le service dédié. Pour annoncer le déménagement de votre entreprise, il est possible d’utiliser une campagne d’e-mailing qui s’adresse à votre portefeuille clients, à vos partenaires et à vos clients et prospects. Toutefois, cette solution n’est pas valable pour tous les organismes. Il faudra donc préparer des lettres type de déménagement pour les autres organismes.
Il est important que votre lettre de déménagement soit claire et concise. Vous devrez indiquer le nom et l’adresse de votre établissement, l’objet de votre courrier, ainsi que votre numéro de dossier ou d’abonnement. N’oubliez pas de préciser la date à laquelle votre changement d’adresse prend effet et d’ajouter vos nouvelles coordonnées postales ! Vous recevrez vos prochains courriers à cette adresse.
Cette lettre type peut être utilisée pour tous les organismes. Il suffit de modifier chaque fois les informations importantes et le tour est joué ! N’hésitez pas à y signaler les raisons de votre départ et les avantages d’un tel transfert. Vous avez peut-être besoin de locaux plus spacieux ou de salles de réunion isolées qui pourront accueillir un grand nombre de personnes. Ces détails sont le moyen de montrer à vos contacts que ce changement d’adresse est un acte mûrement réfléchi.