La lourdeur administrative est un frein au développement de l’activité économique.
Pour la plupart des petites entreprises, les tâches de gestion restent coûteuses et chronophages, malgré la simplification et la digitalisation des services publics.
Comment alléger significativement ces démarches et gagner en compétitivité sur son marché ?
Plus de 30h/mois perdues chez les TPE et indépendants
Dans une enquête du Syndicat des Indépendants et des TPE réalisée au printemps 2023, les dirigeants confient consacrer environ 8h par semaine aux tâches administratives.
Cela représente plus de 30h par mois, alors que les coûts de gestion administrative des petites structures n’ont cessé d’augmenter au cours des 5 dernières années.
Les petites entreprises et les indépendants se retrouvent ainsi lésés sur deux ressources essentielles à leur développement : le temps et l’argent.
Tant et si bien que, pour redresser la barre, ils sont prêts à mettre les moyens.
Selon les résultats de l’enquête de 2023, ils étaient 87 % à avoir fait appel à une aide extérieure. Dans 2 structures sur 5, cette aide aura coûté l’équivalent de 2 % à 3 % du chiffre d’affaires.
Les tâches les plus complexes à gérer
D’une manière générale, en entreprise, les tâches de gestion régulièrement citées comme les plus complexes et/les plus chronophages sont :
- la facturation ;
- les relances clients ;
- la gestion du personnel ;
- la clôture des comptes ;
- les déclarations d’impôt ;
- le paiement des taxes…
Plus récemment, d’autres domaines ont donné du fil à retordre aux entreprises, comme la conformité aux normes environnementales en vigueur, ou la vigilance en matière de sécurité et de confidentialité des données numériques.
Par ailleurs, certains secteurs d’activités font face à des difficultés plus spécifiques. Dans le BTP, les artisans indépendants doivent ainsi gérer l’édition de devis conformes en tenant compte des différents taux de TVA applicable par type de travaux (exemple de devis pour freelance).
En l’occurrence, le devis est un document commercial qui, une fois signé, a la force juridique d’un contrat. Pour réduire le risque d’erreur, les entreprises peuvent compter sur l’outil de gestion informatique, mais encore faut-il trouver une solution adaptée à la taille de sa structure et à son secteur d’activité.
L’assistance numérique, moins attractive pour les petites structures
Tout ce qui a trait au numérique est généralement perçu d’un œil favorable par les grandes entreprises. Plus de la moitié des dirigeants voient par exemple l’intelligence artificielle comme un levier de compétitivité.
Cependant, pour les plus petites structures, ce gain potentiel n’est pas suffisant au regard de la complexité de mise en place et du manque d’applications concrètes et ciblées dans leur métier.
Les outils logiciels des TPE et des indépendants doivent rester à taille humaine.
L’accumulation de fonctionnalités inutiles ralentit les processus et rend la solution difficile à piloter au jour le jour. Sans compter le temps d’appropriation de l’outil de gestion par le personnel.
Un logiciel d’aide à la gestion inadapté ajoute de la contrainte, là où les dirigeants des TPE et les indépendants ont besoin de processus simplifiés et accélérés.
Quels sont les outils de gestion adaptés pour les TPE et indépendants ?
Les attentes des TPE et des indépendants sont principalement axés sur le processus de facturation (allant du devis jusqu’à la relance client), la compatibilité, l’organisation du travail et les ressources humaines. L’ordre de priorité sera ajusté par métier, avec parfois des fonctionnalités dédiées.
Exemple d’outil pour les artisans du bâtiment
Un artisan du bâtiment indépendant aura tout intérêt à choisir un logiciel simple à utiliser, et concentré sur les actions clés de son activité : le devis, la facture, la relance, le suivi de chantier et la comptabilité. C’est ce que propose un logiciel comme Obat. Simple et intuitif, cet outil permet de créer facilement des devis et des factures personnalisés et de piloter ses chantiers sans perdre de vue la rentabilité.
Exemple d’outil pour les professionnels de santé
Pour les professionnels de santé, les ordres de priorité ne seront pas les mêmes. Il faudra notamment pouvoir gérer les dossiers des patients en toute confidentialité dans le respect des normes en vigueur.
Un logiciel DME (Dossier Médical Etablissement) permet de gérer les dossiers médicaux dématérialisés des patients. Certains de ces outils sont accessibles en version gratuite pour les TPE. C’est le cas de SafetyCulture par exemple.
Un bon outil des gestions des TPE et indépendants est une solution simple, facile à mettre en place, personnalisable et évolutive. La souplesse de l’outil garantit des conditions optimales pour accompagner le développement des structures en pleine expansion.
Cette flexibilité est aussi décisive dans un monde où le cadre réglementaire évolue très rapidement et où il faut rester à la page pour maîtriser ses activités et inspirer confiance à ses clients.
