Saviez-vous que près de 30 % des données stockées dans une entreprise sont inutiles ?
Non seulement elles encombrent vos serveurs, mais elles mobilisent également de la bande passante et des ressources qui pourraient être mieux utilisées.
Les données ROT (Redundant, Obsolete, Trivial) sont un véritable enjeu, affectant aussi bien l’efficacité que la conformité réglementaire.
Répertorier les données existantes
Pour gérer efficacement les données ROT (Redondantes, Obsolètes, ou Triviales), il est indispensable de faire un état des lieux complet de vos données existantes.
Commencez par un inventaire minutieux pour identifier le volume de données, leur emplacement, leurs propriétaires, ainsi que les utilisateurs qui y ont accès.
N’oubliez pas d’inclure toutes les sources de données : succursales, serveurs, ordinateurs de bureau et systèmes de stockage en réseau (SAN).
Pour vous aider dans cette démarche, il existe des outils et des stratégies sur egon.com qui facilitent l’inventaire et la gestion de vos données.
Une fois cet inventaire fait, il vous faudra classifier et regrouper les données selon une taxonomie claire pour évaluer leur pertinence : restent-elles valables, sont-elles périmées, dupliquées, ou nécessaires pour des raisons juridiques ou de conformité ?
Adopter une taxonomie efficace simplifie l’identification et la gestion des données. Chaque élément doit être classifié en fonction de son utilité, de sa durée de conservation, et de sa valeur pour l’entreprise.
Cela non seulement réduit la confusion, mais assure également une gestion des ressources plus organisée et précise.
L’une des raisons de l’accumulation des données ROT est l’absence de politiques de conservation adaptées.
Une politique bien définie vous permettra de déterminer quelles données conserver, pour combien de temps, et quand il est temps de les supprimer.
Suppression des données ROT
Une fois les données périmées identifiées, il devient impératif de les éliminer. Cela nécessite une approche prudente pour s’assurer que seules les bonnes données soient supprimées, évitant ainsi tout risque légal ou réglementaire.
Pour ce faire, un outil de déduplication global peut être utilisé, surtout si les données sont dispersées sur diverses plateformes. Si des doutes subsistent quant à la suppression de certaines données, il est possible de les transférer vers une plateforme de stockage secondaire, moins coûteuse.
Cette méthode offre une sécurité supplémentaire avant la suppression définitive des données suspectes des systèmes de stockage primaires.
Mise en œuvre des politiques de conservation des données
Pour prévenir l’accumulation future de données ROT, la mise en place de politiques de conservation des données doit aider à préciser clairement les délais de conservation des différents types de données et définir des critères pour leur suppression.
Ainsi, les entreprises peuvent maintenir une base de données propre et efficiente, minimisant les risques associés à la rétention excessive de données.
Ces politiques doivent également prendre en compte les exigences spécifiques de l’entreprise. Certaines données peuvent avoir une importance variable, nécessitant des traitements particuliers.
Par exemple, des données utilisées pour la conformité légale devront souvent être conservées plus longtemps que d’autres types de données internes.
Centralisation des données
Une stratégie recommandée pour gérer les données ROT consiste à centraliser les données dans un dépôt unique. Ce référentiel central simplifie la gestion des versions, améliore la qualité des données et normalise les opérations au sein de l’entreprise.
Ce plan doit être intégré avec les politiques de conservation et de déduplication des données. La création d’une source unique de vérité réduit non seulement l’incertitude liée aux différentes versions de fichiers, mais elle aide aussi à rationaliser la gestion des données d’ensemble.
Bon à savoir : pour compléter cette approche, il faut mettre en place des pratiques réduisant la création de données inutiles.
Par exemple, encourager à minima la duplication des sauvegardes sous divers formats et limiter les versions successives de documents.
