Les notes de frais sont des fiches qu’un collaborateur peut être amené à remplir afin de se voir rembourser des dépenses professionnelles. À noter que vous pouvez adopter une gestion de note de frais avec Mooncard ou d’autres services innovants, permettant de renseigner vos notes de frais via une simple photo d’un justificatif.
Toutefois, toutes les dépenses ne peuvent passer en notes de frais et il existe des règles qu’il est préférable de connaître.
Cet article vous aide à savoir ce qu’il est possible de passer en note de frais et ce qui ne l’est pas.
Les frais de trajet
Parmi les notes de frais dont vous pouvez bénéficier en tant qu’employé : le forfait kilométrique (sous forme de crédit kilométrique). Ce dernier est accordé par la société qui vous emploie pour payer les dépenses liées aux déplacements que vous effectuez pour aller travailler.
Le crédit kilométrique varie en fonction des entreprises et de la zone géographique où vous travaillez. Votre employeur peut également vous accorder un crédit kilométrique mensuel, sous forme de complément kilométrique.
Les frais de déplacement
Vous pouvez demander à votre employeur de vous rembourser les frais de déplacement lorsque vous participez à un événement professionnel, que celui-ci se tienne en France ou à l’étranger. Cela peut être le cas lorsque vous participez à une réunion de travail à l’extérieur de votre entreprise, que vous effectuez un déplacement pour assister à une formation ou pour vous rendre en mission à l’étranger.
Vous pouvez alors déduire tous les frais du transport aérien, les frais de train et/ou les frais d’autobus, de métro, etc. Vous pouvez également déduire tous les coûts d’arrivée et de départ pour vous rendre depuis votre lieu de vie ou de travail à l’aéroport par exemple et inversement à votre retour.
Les frais de voyage comprennent également tous les coûts de transport que vous devez assumer durant votre séjour : de votre lieu d’hébergement à l’adresse d’un client, fournisseur, etc. Vous pouvez ainsi déduire les frais de taxi ou de transports en commun.
Les frais d’hébergement
Les frais d’hébergement (hôtel, Airbnb…) sont des dépenses courantes pour les voyageurs d’affaires.
Ces frais comprennent les frais de l’hôtel et les frais annexes tels que le petit-déjeuner, la réception et les taxes. Les taxes sont des montants que vous devez payer pour votre hébergement. Ces taxes peuvent inclure un pourcentage sur le coût de votre chambre, une taxe pour la municipalité de l’hôtel, une taxe pour l’utilisation de la piscine et pour le service de nettoyage à sec ou de blanchisserie par exemple.
Les frais de repas
Les dépenses générales d’un repas comprennent les boissons, la nourriture et tout l’argent que vous dépensez au cours du repas (taxes et pourboires).
Pensez à conserver tous les justificatifs liés à vos frais de restauration, qu’il s’agisse d’un ticket de caisse pour un sandwich ou de l’addition d’un restaurant.
Les frais de représentation
Les frais de représentation sont les dépenses liées à votre rôle de représentant de l’entreprise. Ainsi, lorsque vous participez à des activités professionnelles en dehors du travail, votre employeur peut vous rembourser les frais suivants :
- achat d’un vêtement spécial pour l’occasion
- dépenses de transport
- repas (invitation d’un client au restaurant)
- dépenses concernant les frais d’hébergement.
Les frais de communication
Les dépenses de communication peuvent être diverses : frais de téléphonie mobile, l’abonnement à un service informatique ou à un réseau social lié à l’activité professionnelle (Linkedin Premium par exemple).
Il s’agit là de quelques exemples de dépenses pouvant passer en note de frais. Notez que les entreprises ont généralement des montants à ne pas dépasser par foyer de dépenses et qu’un document portant sur la politique de notes de frais peut être mis à disposition des collaborateurs. Pensez à le consulter afin de vous éviter de mauvaises surprises et à conserver tous les justificatifs liées à vos dépenses professionnelles.