Si vous êtes à la tête d’une entreprise ayant un service client téléphonique, alors vous savez mieux que quiconque que la qualité de service doit être une priorité. Pour vous aider à atteindre des objectifs de qualité, la mise en place d’un serveur vocal interactif peut être une excellente idée. Celui-ci permet d’automatiser tout le processus d’accueil téléphonique de vos clients : vous gagnez du temps, les appelants aussi, et l’entreprise est plus efficace. Par exemple, le fait de trier vos clients de manière automatisée permet de gagner un temps précieux lors de l’intervention humaine.

Offrir une expérience de qualité à vos clients sur les appels téléphoniques

On comprend rapidement que le fait d’investir dans un serveur vocal interactif (que l’on peut retrouver en suivant ce lien), permet de gagner en qualité d’accueil. Afin de vous aider à offrir le service le plus qualitatif possible, nous avons fait le choix de porter notre article sur trois axes essentiels du service téléphonique.

Être disponible pour n’importe quelle situation

Le premier d’entre eux, c’est d’offrir une disponibilité exemplaire à vos clients. En effet, si votre service téléphonique n’est disponible que de 10 h 00 à 16 h 00 en semaine, peut-être que vos clients éprouveront des difficultés à vous contacter (notamment ceux travaillant durant ces horaires). Pour offrir un haut niveau de qualité de service, veillez à offrir des disponibilités élargies : cela peut être entre midi et deux, ou le soir jusqu’à 19 ou 20 heures. La bonne nouvelle, c’est qu’un serveur vocal interactif aide grandement à élargir vos horaires d’accueil, spécifiquement en faisant gagner du temps à vos opérateurs.

Offrir des réponses à vos clients

Si vos clients vous appellent, c’est qu’ils souhaitent obtenir des réponses ! Ainsi, s’ils ne peuvent en avoir, la frustration va s’installer, et l’expérience ressentie auprès de votre image de marque ne sera pas optimale. En reprenant le système du serveur vocal interactif, nous vous conseillons de mettre en place une liste de questions/réponses pré-établie afin de traiter un maximum de demandes avant de faire intervenir un opérateur. Tout le monde est gagnant : le client obtient sa réponse plus rapidement et votre entreprise économise le temps utilisé par les opérateurs.

Proposer rapidement un contact humain

L’erreur que peuvent faire certaines entreprises utilisant le serveur vocal interactif, c’est de penser que ce dernier va remplacer presque intégralement le contact humain. Si cet outil est parfait pour un usage sur des réponses faciles à apporter, elle a tout de même ses limites quand un client veut parler directement à une personne. Ainsi, si l’appelant n’a pas de réponse à sa question, faites en sorte de “trier” sa demande vers le bon opérateur pour que ce dernier intervienne au plus vite. L’objectif est d’être le plus efficace possible tout en évitant la frustration chez le client.

Vous l’aurez compris, l’usage d’un serveur vocal interactif est une excellente idée pour gagner en efficacité, et ce, aussi bien du côté client que de celui de l’entreprise. Néanmoins, ce dispositif doit être accompagné par un intervenant humain au plus vite, lorsque c’est nécessaire.