Au sein d’une entreprise, les ressources humaines peuvent utiliser un logiciel RH qui intègre des fonctionnalités simplifiant la gestion de leur service. L’utilisation de ce dispositif représente un choix stratégique qui impacte positivement la vie d’une structure. Pourquoi devez-vous investir dans ce type de logiciel de gestion ? Quelles sont les fonctions principales de cet outil et comment choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise ?

Pourquoi devez-vous investir dans un logiciel RH pointu et performant ?

Un logiciel RH est un outil qui permet aux services de management des ressources humaines d’une entreprise d’automatiser et de simplifier leur processus. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez penser à sa mise en place dans votre entreprise.

Gagnez du temps et améliorez la productivité

Pour les ressources humaines, un logiciel RH permet notamment d’automatiser les tâches chronophages. Il s’agit par exemple de la gestion des informations administratives des employés, du stockage des documents, de la publication des offres d’emploi, etc. Cette automatisation des tâches permet aux services RH de mieux s’organiser et de prioriser les activités les plus importantes.

Amélioration de l’expérience des employés

Grâce au logiciel RH, chacun de vos collaborateurs a la possibilité d’accéder à tout moment aux informations les concernant. Ils ont également accès à un ensemble de documents types tel que le règlement intérieur, la demande de congé, le compteur d’heures et la déclaration d’absence. Si vous avez un logiciel en mode SaaS, vos employés peuvent aussi accéder à leur plateforme depuis n’importe quel support connecté à internet.

Maîtrisez les coûts

La numérisation des informations permet à l’entreprise de réaliser de nombreuses économies en termes de coûts directs et indirects de fonctionnement. Le logiciel favorise en effet la dématérialisation des bulletins de paie et des courriers administratifs, ainsi que la réduction des coûts liés au recrutement.

Elle permet par ailleurs de sécuriser et de limiter les frais relatifs à la gestion des salariés (traitement de la paie). De plus, le déploiement de la signature électronique et le coffre-fort numérique permettent de réduire les coûts liés à l’impression et à l’archivage des documents.

Centralisation des données

La centralisation des données au sein d’une même plateforme permet d’avoir une vision claire en temps réel des informations relatives à l’évolution des salariés. Les logiciels RH peuvent générer des tableaux de bord pour vous aider à faire un bon suivi. Ils vous permettent ainsi d’avoir une vision globale de l’effectif du personnel et du temps de travail des collaborateurs.

Ils facilitent aussi le suivi des indicateurs clés comme le taux d’absentéisme des employés et le nombre de formations suivies. Cela contribue à la prise de décision et permet aux services des ressources humaines d’ajuster la stratégie de l’entreprise. Ainsi, elle pourra mettre en place un plan d’action adapté.

Comment choisir le logiciel qui vous convient le mieux ?

Voici quelques points importants à prendre en compte pour sélectionner le logiciel de gestion RH qui convient le mieux à votre entreprise.

Faites un état des lieux et listez vos besoins

Un état des lieux est important pour comprendre le fonctionnement actuel de votre entreprise afin de déterminer les problèmes existants. Pour ce faire, vous pouvez recueillir les avis des membres du service des ressources humaines et écouter avec attention leurs différentes attentes et préoccupations.

En fonction des observations faites et des informations recueillies, faites maintenant une liste des besoins réels. Vous pouvez aussi analyser en quoi le service des ressources humaines doit être amélioré afin de définir les fonctions essentielles que le logiciel aura.

Comparez les offres existantes

Pour bien choisir votre outil, sélectionnez deux ou trois logiciels RH disponibles sur le marché afin de faire une comparaison de leurs fonctions. Vous pouvez vous baser sur des critères de sélection tel que :

• la simplicité d’utilisation,
• la protection des données,
• l’accessibilité,
• l’agilité.

Vérifiez également si l’outil peut se connecter avec les logiciels actuels de votre entreprise. Cela vous permettra d’éviter de revoir le fonctionnement informatique de votre société lors de son installation. Vous pouvez aussi lire les avis en ligne sur les logiciels sélectionnés afin de voir les appréciations laissées par ceux qui les ont déjà utilisés.

Demandez des démos

Demander une démo d’un logiciel vous permet d’avoir une idée claire et bien précise de ses fonctionnalités. Vous pourrez vérifier s’il correspond à vos attentes. Pour cela, programmez une séance avec l’éditeur du logiciel. Au cours de la séance, il vous aidera à comprendre les fonctions de l’outil et vous fera découvrir tous les avantages liés à son utilisation. N’hésitez pas à lui poser des questions si vous avez la moindre préoccupation.

Les fonctions des systèmes modernes de gestion RH

Les fonctions proposées par un logiciel RH sont multiples et variées.

Recrutement et numérisation des dossiers du personnel

Le logiciel de gestion RH vous permet de créer et de gérer les annonces de postes. Grâce à ce programme informatique, vous pouvez recevoir directement les candidatures sur votre plateforme et communiquer avec les candidats. L’outil vous permet aussi de gérer les données et les documents concernant vos collaborateurs depuis un emplacement central. Vous pourrez définir vous-même ceux qui peuvent les traiter.

Gestion de planning et de la paie

Grâce au logiciel RH, vous pouvez assurer la gestion des tâches au sein de votre entreprise. Vous avez la possibilité de définir le travail à effectuer par chaque personne et en combien de temps il doit être fait. Cette répartition permettra à vos collaborateurs d’avoir une idée précise des tâches quotidiennes qu’ils auront à réaliser.

Le logiciel vous permet aussi d’effectuer le calcul mensuel des rémunérations de vos employés. Les informations telles que les modèles de rémunération, le temps de travail, les absences de chaque employé sont pré-saisis dans l’outil. Vous n’aurez donc à saisir que le strict minimum.

La gestion documentaire et les indicateurs RH

À l’aide du logiciel, vous pouvez archiver de manière structurée et sécurisée tous vos documents. Chacun de vos collaborateurs aura la possibilité d’accéder aux informations qui le concernent. De plus, grâce aux indicateurs de ressources humaines, vous aurez des rapports minutieux sur l’évolution de vos collaborateurs. Ces données vous permettront de prendre des décisions pour assurer la bonne gestion de votre société. Les logiciels de gestion RH possèdent aussi des fonctionnalités telles que la gestion des talents, la gestion des congés et des absences.

Les mesures de sécurité à prendre pour protéger les données de vos employés

Voici quelques mesures de sécurité que vous pouvez mettre en place pour protéger les données de vos employés.

Stockez les données sur des serveurs sécurisés

Le stockage réduit le risque de perte de données de vos employés. Pour ce faire, vous pouvez stocker les données sur plusieurs serveurs sécurisés afin qu’en cas de défaillance de l’un d’eux, un autre prenne immédiatement le relais. Lorsque les données sont stockées, elles sont à l’abri d’un éventuel sinistre auxquels les équipements de vos employés peuvent être exposés. Il peut s’agir par exemple d’un incendie, d’un vol, d’un dégât des eaux.

Les données stockées doivent faire l’objet d’une sauvegarde régulière pour qu’en cas de fuite ou de perte, vous puissiez conserver une copie des informations collectées. Les supports de sauvegarde doivent être placés dans un endroit distinct de celui hébergeant les serveurs.

Sécurisez les postes de travail

Pour sécuriser les données de vos employés, vous pouvez paramétrer leurs ordinateurs afin qu’ils se verrouillent automatiquement au-delà d’un certain temps d’inactivité. Vous pouvez aussi les inciter à les verrouiller lorsqu’ils ne sont pas à leur poste. Cela permettra de réduire les risques d’une utilisation frauduleuse d’un poste de travail lors de l’absence momentanée de l’employé.

Procédez aussi à des tests de sécurité informatique régulièrement pour éviter toute intrusion. Si vos employés travaillent à distance ou dans des open-spaces, vous pouvez installer un VPN sur leurs ordinateurs pour sécuriser leurs connexions.

Identifiez qui peut avoir accès aux données et instaurez des mots de passe sur les ordinateurs

L’accès aux fichiers contenant les données personnelles ne doit être limité qu’aux personnes qui en ont besoin pour l’exécution de leurs missions. Pour l’affectation de l’employé à un poste différent, le supérieur hiérarchique du service concerné doit identifier les fichiers auxquels il peut accéder et lui en donner les droits d’accès.

Vous pouvez aussi restreindre l’accès aux postes de travail à travers un identifiant et un mot de passe. Celui-ci doit être individuel, difficile à deviner et confidentiel. Il doit être constitué d’un mélange de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux. Il est recommandé de le renouveler tous les trois mois environ.

Sécurisez le réseau local vis-à-vis des attaques extérieures

Mettez en place des dispositifs de sécurité comme des routeurs filtrants ou un pare-feu pour sécuriser votre réseau des attaques extérieures. Ils doivent être régulièrement mis à jour pour assurer une protection fiable contre les logiciels espions et les virus. De plus, ils doivent être renouvelés au niveau du serveur et sur les postes de l’ensemble de vos collaborateurs. L’accès à distance au système d’information de l’entreprise à travers les postes extérieurs doit aussi faire l’objet d’une authentification de l’utilisateur de l’ordinateur.

Consignez dans un document la politique du système d’information

L’ensemble des règles relatives à la sécurité informatique doit être formalisé dans un document accessible par tous vos employés. La rédaction du document doit être anticipée et celui-ci doit contenir l’inventaire des potentielles menaces et vulnérabilités qui pèsent sur le réseau informatique. Il doit être mis à jour régulièrement à chaque modification des systèmes ou outils informatiques de l’entreprise.