Avec la montée en puissance des TIC, les entreprises doivent maintenant mettre en place une gestion documentaire électronique (GED).

Découvrez-en plus sur les logiciels de GED (Gestion Électronique Documentaire) ainsi que sur les critères à prendre en compte pour bien faire votre choix.

Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Électronique Documentaire ?

Le logiciel GED est un outil informatique permettant de centraliser la gestion de tous les documents électroniques produits et reçus. Celui-ci permet d’optimiser le cycle du document interne et d’éviter les problématiques d’archivage.

Intégré au système informatique (SI), un GED sert à regrouper, organiser et diffuser tous les flux documentaires inhérents à l’activité de l’entreprise.

Quels sont les critères à prendre en compte pour bien choisir un logiciel de GED ?

Vos besoins en termes de dématérialisation de gestion documentaire

Avant de choisir un logiciel de GED, il est indispensable d’évaluer vos besoins : déterminez le volume de documents mensuels de votre entreprise. Définissez également les fonctionnalités nécessaires pour dématérialiser votre gestion documentaire.

Les applications qui permettent la gestion des documents peuvent être en mode SaaS ou installées sur des serveurs privés ou publics.

Renseignez-vous sur la solution la plus adaptée à vos besoins.

L’ergonomie du logiciel de GED

Pour choisir un bon logiciel de GED, il est important d’obtenir des informations précises sur ses fonctionnalités et son ergonomie. Un bon GED doit proposer une interface simple et facile d’utilisation pour :

  • accéder facilement à toutes les informations en cas de besoin
  • classer et retrouver rapidement un document à l’aide d’une interface simple et intuitive
  • consulter, modifier et/ou éditer le contenu des documents
  • envoyer un document directement depuis le logiciel
  • partager la gestion des documents avec un ou plusieurs utilisateurs

L’évolutivité de l’outil

Pour une équipe de projet peu expérimentée en GED, la première approche pour l’acquisition d’un logiciel de gestion des données est d’identifier les fonctions clés pour leur processus métier, puis de voir quel GED peut offrir les fonctionnalités demandées et combler le plus grand nombre de besoins.

La compatibilité avec d’autres logiciels et avec des documents provenant d’autres sources

Il est également nécessaire de s’assurer de la compatibilité du logiciel avec les autres logiciels utilisés.

L’intégration de votre GED dans votre ERP (SAP, Oracle) est également primordiale, car celle-ci vous permettra d’avoir des informations en temps réel et d’avoir une vision globale de votre entreprise.

Au moment de l’installation, il est important de paramétrer le logiciel de manière à ce qu’il puisse traiter les documents en provenance d’autres systèmes et d’autres sources.

L’offre de formation des utilisateurs

Les utilisateurs doivent être formés à l’utilisation du logiciel, consultez les différents sites proposant des formations à l’utilisation de GED. Si vous faites appel à un éditeur de GED, assurez-vous que celui-ci propose une formation à la prise en charge de l’outil par l’ensemble des collaborateurs.

L’assistance

Vérifiez également que votre éditeur de GED dispose d’un service d’assistance dédiée.

Enfin, quel que soit le logiciel de Gestion Électronique Documentaire que vous choisirez, notez qu’il est recommandé de le tester avant sa mise en production.