Quelle que soit l’activité que votre entreprise exerce, elle aura forcément à interagir avec une clientèle. Cela peut être à travers les campagnes marketing, les événements, mais également avec l’échange de différents documents importants. Parmi ces documents, il y a le devis qui est indispensable dans le processus de vente de biens ou de services. Il mentionne tous les détails d’une offre de produit ou service et surtout le prix proposé pour en profiter. Il est donc évident que vous aurez à le fournir systématiquement. Vous pouvez vous faciliter la tâche au quotidien en vous aidant d’un logiciel de devis. Nous vous donnons des conseils pour bien choir cette solution.

Le logiciel de devis doit être facile à utiliser

Un logiciel de devis est une solution numérique qui vous donne la possibilité, de façon globale, d’éditer des devis afin de les transmettre à vos clients. Il vous aide à digitaliser le processus dans le but de l’améliorer à divers niveaux. C’est d’ailleurs l’une des raisons qui justifient le succès des logiciels de devis et leur place grandissante dans les entreprises, notamment pour éditer des devis, mais aussi des factures. Pour choisir le vôtre, vous devez prendre en compte certains critères. Le plus important est, sans aucun doute, la facilité d’utilisation du logiciel. Cette caractéristique est cruciale dans la mesure où un outil complexe représente plus un handicap qu’un atout. Vous aurez en effet du mal à le prendre en main. Il faudra en outre du temps pour que tout le monde se l’approprie, ce qui ralentira vos processus.

Dans le pire des scénarios, vous devrez peut-être même organiser des séances de formation pour vous assurer que tout le monde le maîtrise. Un outil peu compréhensible augmente par ailleurs les risques d’erreurs. Avec un logiciel compliqué, il est fort probable que vous commettiez des erreurs dans la production des devis. Il s’agit d’une conséquence directe de la mauvaise maîtrise du logiciel. Cette situation peut avoir des répercussions plus ou moins importantes sur votre société au vu de l’importance du devis. Pour finir, un logiciel de devis compliqué n’est simplement pas plaisant à utiliser. Afin d’éviter tous ces désagréments, nous vous recommandons de vous assurer de la facilité d’utilisation d’un logiciel de devis avant de le choisir. Il doit être fluide, simple et accessible. Faites des tests si vous en avez l’occasion.

Le logiciel de devis doit offrir un large éventail de fonctionnalités

Après la facilité d’utilisation du logiciel, il convient de vous pencher sur ses fonctionnalités. Elles ont, elles aussi, une place spéciale, car elles déterminent tout ce que vous pouvez faire ou non avec l’outil. Pour faire votre choix, vous ne devez pas systématiquement vous diriger vers un logiciel avec une longue liste de fonctionnalités. Il n’est pas exclu que la plupart d’entre elles vous soient complètement inutiles. Vous devez avant tout considérer vos besoins. Il existe néanmoins des fonctionnalités de base que tout logiciel de devis fiable doit proposer.

L’édition des factures

En dehors des devis, un bon logiciel doit pouvoir vous permettre de créer vos factures. Ce sont les documents qui succèdent en général les devis. Ils viennent clôturer la transaction entre un client et une entreprise et reprennent des informations présentes dans le devis. Il est donc tout à fait normal que votre outil vous donne la possibilité d’en créer en quelques minutes. Cela vous aidera à gagner un temps considérable.

Une accessibilité sur divers appareils

Un logiciel de devis qui ne fonctionne que sur ordinateur n’est pas vraiment bénéfique. Il vous limitera à divers niveaux. Il est préférable qu’il soit compatible avec tous les supports disponibles. Autrement dit, il doit parfaitement fonctionner aussi bien sur un ordinateur que sur une tablette ou un téléphone portable. Pour faire bonne mesure, il n’est pas superflu que le logiciel de devis soit compatible avec plusieurs systèmes d’exploitation. De cette façon, les chances que vous ayez du mal à en profiter sont extrêmement faibles. Les meilleurs outils poussent l’accessibilité à son paroxysme en restant fonctionnels même sans connexion internet.

La disponibilité d’options propres à votre domaine

Il est toujours plus bénéfique que le logiciel de devis vous propose des fonctionnalités propres à votre domaine d’activité. Si vous évoluez dans le secteur du bâtiment par exemple, pouvoir gérer une bibliothèque de matériaux ou les primes CEE est assez utile. Vous aurez ainsi un outil qui répond véritablement à vos besoins.

Le support client doit être excellent

Le choix de votre logiciel de devis ne doit pas tenir compte exclusivement des éléments inhérents à l’outil. Il faut aussi vous pencher sur le prestataire qui met la solution à votre disposition. Pour que vous en profitiez pleinement, il est primordial qu’il offre un support client excellent. Celui-ci doit être réactif et disponible sur divers canaux. Que vous le contactiez par chat, téléphone ou email, vous devez avoir une réponse dans les plus brefs délais. De cette façon, en cas de dysfonctionnements ou d’un souci quelconque, vous pourrez avoir une assistance immédiate. Cette dernière peut d’ailleurs s’avérer utile après les grandes mises à jour qui ont tendance à apporter beaucoup de modifications au logiciel de devis. Une assistance rapide du support client favorise la compréhension des nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Le logiciel doit être abordable et une version démo gratuite doit être disponible

Il va de soi que vous aurez besoin d’un budget pour utiliser un logiciel de devis. L’idéal est que l’outil soit disponible à un prix abordable pour vous permettre de rester dans votre limite. Il n’est toutefois pas question de vous tourner vers la solution la moins chère si elle est très peu adaptée à vos besoins. Par ailleurs, privilégiez les logiciels de devis qui offrent des versions démo gratuite. Cette version vous donnera la possibilité de faire tous les tests nécessaires et de vous assurer de faire le bon choix. La version démo définit en quelque sorte une période d’essai.

Le logiciel de devis doit être mis à jour régulièrement

Pour rester compétitif, il faut que l’ensemble de vos outils évoluent. Cela est aussi valable pour votre logiciel de devis qui doit être mis à jour régulièrement. Les fonctionnalités doivent être ajoutées et des améliorations effectuées afin de vous faciliter davantage la tâche. Vous avez besoin d’un outil en perpétuelle évolution qui s’emploie à vous apporter toujours le meilleur. C’est uniquement ainsi que vous pourrez vous en servir pendant longtemps. Dans le cas contraire, il n’est pas exclu que vous soyez amené à produire des devis qui ne sont pas conformes aux normes en vigueur sur le moment.