Le passage des factures en papier à la facturation électronique sera bientôt une obligation légale pour toutes les entreprises. La dématérialisation des factures permet d’automatiser la gestion de ses comptes clients et de gagner en productivité. Que devez-vous savoir sur la facturation électronique ?
La dématérialisation des factures, obligatoire en 2024
Une facture dématérialisée est une facture émise, envoyée et reçue sous un format numérique facilitant son traitement automatique et électronique. Exactement comme sur une facture en papier classique, elle contient toutes les mentions obligatoires requises.
D’après l’article 153 de la loi de finances pour 2020, la dématérialisation des factures sera une obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir de 2024. Ainsi, les entreprises devront être en mesure d’émettre et d’accepter des factures électroniques à compter du 1er janvier 2024.
Trois formats seront acceptés :
- les fichiers PDF,
- les factur-X,
- les fichiers EDI.
Pour transmettre vos factures, deux options s’offriront à vous : la saisie et le dépôt manuel ou recourir à un opérateur de dématérialisation. La deuxième option offre d’importants avantages en termes de coûts et de gestion. Il est possible de solliciter en ligne l’expertise d’opérateurs spécialisés en solution de dématérialisation de factures. En optant pour un logiciel de dématérialisation, vous pourrez gérer facilement vos factures.
En général, ces outils facilitent la saisie, le classement et l’archivage des factures. Préférez un logiciel qui s’intègre nativement à tous les ERP. Cela vous évitera les problèmes de compatibilité et les perturbations dans les processus de travail. Pour une transition sereine et moins complexe, n’attendez pas l’échéance 2024, mettez en place dès maintenant votre processus de digitalisation de vos factures.
Les avantages de la facturation électronique
La facturation électronique offre d’importants avantages aux entreprises.
Réduisez vos coûts
L’un des avantages majeurs de la dématérialisation des factures est la réduction des charges. En comparaison, les coûts liés au traitement d’une facture électronique sont chiffrés à 0,40 ou 0,45 euro, soit une économie de 90 % par rapport à un traitement d’une facture papier. En effet, la facturation électronique représente moins de papier, moins d’impressions, moins de mails et moins de classement.
Gain de temps
La dématérialisation des factures favorise un gain de temps énorme dans les opérations administratives. En effet, les saisies et les contrôles des données sont désormais automatisés et les processus d’approbation sont plus rapides et plus fluides.
De même, les litiges liés à la facturation sont traités rapidement et le niveau d’avancement des règlements est mieux suivi. Avec l’automatisation des opérations, vos collaborateurs passeront moins de temps sur des tâches administratives chronophages et à faible valeur ajoutée. Ils peuvent ainsi mieux se concentrer sur des tâches stratégiques de l’entreprise.
La dématérialisation sécurise et optimise le processus
L’utilisation du papier implique de nombreuses tâches manuelles telles que l’impression, la numérisation, le tri, le classement et l’archivage. La réalisation de ces tâches entraîne généralement des erreurs, des pertes ou même des dommages aux documents.
En faisant le choix de la dématérialisation de vos factures, vous sécurisez le processus. Avec l’automatisation, les risques d’erreur sont très faibles et la probabilité de perte des documents est quasiment nulle. Les solutions de traitement de factures électroniques intègrent en leur sein des circuits de vérification et de contrôle automatiques de tout le processus, garantissant ainsi des documents authentiques et fiables.
Cela améliore les relations client-fournisseur
La dématérialisation des factures peut participer à améliorer la relation avec vos clients et fournisseurs. En effet, avec la facturation électronique, certaines étapes du traitement sont annulées, notamment le tri du courrier, la saisie des données et le contrôle de la conformité. Cela permet l’envoi des e-factures en temps réel, évitant ainsi tout retard et tout frais de transport.
De même, la circulation des informations à l’interne et entre les entreprises est accélérée. Par ailleurs, la dématérialisation permet une meilleure traçabilité. Vous pouvez suivre facilement l’état de traitement des factures. Grâce à tous ces atouts, les sources de litiges entre les clients et les fournisseurs sont réduites et les délais de paiement sont optimisés.
Les factures dématérialisées contribuent à la protection de l’environnement
La dématérialisation des factures réduit l’empreinte carbone des entreprises. Le choix des factures électroniques limite l’utilisation du papier et de l’encre d’imprimerie. Il vous évite également de contribuer à la pollution que génèrent la production et le transport du papier et de l’encre. La dématérialisation peut ainsi faire partie de votre politique de responsabilité sociétale et améliorer votre image de marque auprès de vos clients, de vos fournisseurs et même de vos collaborateurs.
Comment mettre en place la dématérialisation dans votre entreprise ?
Pour digitaliser et simplifier la gestion administrative de votre entreprise, la dématérialisation des factures est une étape importante. Pour mettre en place un système de dématérialisation, il est nécessaire de suivre certaines étapes clés.
La première étape consiste à choisir une solution de facturation électronique adaptée à vos besoins réels. Il existe une large gamme de solutions sur le marché, allant des logiciels de facturation aux plateformes en ligne proposant des services d’envoi et de réception de factures. Prenez le temps d’évaluer les différentes options en considérant votre volume de facturation et vos contraintes réglementaires.
Une fois que le choix de la solution est fait, il est nécessaire de préparer les processus internes pour son implémentation. Cela peut inclure la formation des collaborateurs à la bonne utilisation de l’outil et la mise en place de procédures pour assurer l’authenticité et garantir la sécurité des factures électroniques.
Il est aussi important de communiquer avec vos clients et fournisseurs pour les informer de votre passage à la digitalisation de vos factures. Vous pourrez ainsi vous assurer que leurs systèmes sont compatibles avec votre solution. Enfin, il est conseillé de suivre de près les performances du nouveau système de facturation et de mettre en place des mécanismes d’amélioration continue afin d’optimiser les processus et les résultats.
Conseils pour automatiser votre processus de gestion des comptes clients
La gestion des comptes clients peut être une tâche fastidieuse pour les entreprises, en particulier quand le volume de facturation est très élevé. Automatiser le processus peut vous permettre de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer l’expérience client. Pour cela, il est conseillé tout d’abord d’investir dans un logiciel de gestion des comptes clients. Ces programmes peuvent automatiser :
- la création de factures,
- le suivi des paiements,
- l’envoi de rappels de paiement.
Ces solutions de gestion permettent également d’avoir une vue d’ensemble sur les comptes clients en temps réel. Cela peut faciliter grandement la gestion des relations avec vos clients. Ensuite, il sera essentiel de mettre en place des processus automatisés pour collecter des données clients.
Pour cela, vous avez la possibilité d’utiliser des formulaires en ligne pour obtenir des informations nécessaires comme les adresses email, les numéros de téléphone et les adresses postales. En passant par un système d’intégration, ces données peuvent être directement transférées dans votre logiciel de gestion des comptes clients. Cela peut limiter considérablement les erreurs de saisie manuelle.
Enfin, il est conseillé d’utiliser des systèmes de paiement en ligne pour faciliter la vie de vos clients. Ces systèmes automatisent les processus de paiement, ce qui peut faciliter la gestion et réduit les retards de règlement de facture.
L’avenir de la facturation électronique
La facturation électronique a connu une croissance considérable au cours de ces dernières années et son avenir s’annonce très prometteur. Pendant les prochaines années, on peut s’attendre à une adoption plus croissante de la facturation électronique, à mesure que les entreprises cherchent à réduire leurs charges et à améliorer leur efficacité opérationnelle.
De plus, l’e-facturation se démocratise de plus en plus dans le monde entier. Les gouvernements encouragent davantage l’adoption de la facturation électronique, notamment dans le but de stimuler la croissance économique et d’améliorer la transparence fiscale. L’Amérique latine est déjà engagée dans ce processus. De même, un grand nombre de pays européens comme la France a rendu la dématérialisation des factures obligatoire à partir de 2024 pour les grandes entreprises. Selon les experts, ce marché mondial représentera 16,1 milliards d’euros à l’horizon 2024.