La liste de diffusion, c’est l’ancienne appellation d’un groupe de contacts. Sur les applications de messageries instantanées, nous sommes habitués à créer des conversations de groupes. Sur un service email comme Outlook, la démarche est quelque peu différente. Voyons ensemble comment créer une liste de diffusion sur Outlook. La méthode va différer selon la version d’Outlook que vous utilisez et selon votre logiciel d’exploitation.

Sur une version récente (Windows 10)

Ouvrez Outlook et dans la barre de navigation, cliquez sur Contacts. Si votre barre de navigation est compactée, cliquez sur l’icône Personnes. De même, sur la barre de navigation étendue, cliquez sur Personnes.

Sous la rubrique Contacts, dans la barre latérale située à droite de l’écran, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaite enregistrer la liste de diffusion. Par défaut, le dossier Contacts est créé automatiquement par Outlook lors de son installation. Soit vous le sélectionnez, soit vous en créez un nouveau.

Dans le ruban, cliquez sur Nouveau groupe de contacts et donnez un nom à la liste de diffusion que vous venez de créé. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Ajouter des membres et de choisir les personnes que vous souhaitez inclure au groupe de chat depuis votre carnet d’adresses ou votre liste de contacts.

Sur une version récente (MacOs)

Pour un ordinateur Apple, il faut sélectionner l’option Personnes située en bas à gauche du volet de navigation. Sous la rubrique Accueil, cliquez sur Nouvelle liste de contacts et entrez un nom pour le groupe. À partir de là, vous pouvez :

• Ajouter une personne à partir de votre carnet d’adresses ou une personne avec qui vous avez récemment échangé des messages. Sélectionnez Ajouter + et tapez les premières lettres de la personne.
• Ajouter une personne qui ne figure pas dans votre carnet d’adresses. Sélectionnez Ajouter + et tapez l’adresse email de la personne.
• Empêcher les destinataires des messages de prendre connaissance des adresses des autres membres de la liste de diffusion. Pour cela, cochez la case Utiliser le champ Cci pour masquer les informations sur les membres.

Vous n’avez plus qu’à enregistrer et fermer. La liste des contacts Outlook se trouve dans le dossier Sur mon ordinateur. Pour accéder à ce dossier, rendez-vous dans le menu Outlook et sélectionnez Préférences. Sous Paramètres personnels, cliquez sur Général et décochez la case Masquer les dossiers sur mon ordinateur.