Dans une entreprise, le temps est un facteur très important pour la gestion et l’évolution d’une activité. Lorsqu’il est bien géré, il permet d’avoir une bonne organisation et une meilleure productivité. Une mauvaise planification expose en revanche votre structure à divers risques. Il importe alors de trouver des solutions adéquates pour mieux gérer son temps. L’utilisation d’un agenda en ligne pour professionnels constitue une solution envisageable. Cet outil est susceptible de vous apporter de nombreux avantages, à condition d’être mis en œuvre convenablement. Nous vous expliquons ainsi comment utiliser un agenda en ligne pour augmenter votre productivité.
Qu’est-ce qu’un agenda en ligne et comment fonctionne-t-il ?
L’agenda en ligne est un outil virtuel qui peut être utilisé aussi bien par un professionnel en entreprise que par un travailleur indépendant. Pour comprendre son utilité et bien s’en servir, il convient d’en apprendre davantage sur lui et sur son monde de fonctionnement.
L’agenda en ligne
Un agenda en ligne est un système numérique de repérage des dates. Il ressemble en tout point à un calendrier mural en papier. Il est cependant digital et peut être mis à jour, contrairement à un calendrier physique. Les événements et les mises à jour qu’il permet de visualiser s’affichent sur un écran. Celui-ci peut être la surface d’une tablette, d’une télévision ou d’un quelconque moniteur. Il s’agit alors d’un calendrier numérique qui s’utilise exclusivement sur des supports digitaux. Notez qu’un agenda professionnel en ligne peut être créé sur une plateforme à l’aide d’une application spécifique.
Ce type de programme est proposé par des plateformes spécialisées dans la conception de calendriers numériques. Celles-ci existent d’ailleurs en grand nombre sur le web. Vous n’aurez donc aucun mal à trouver un site qui vous aidera à créer votre agenda en ligne. Tâchez tout de même de trouver une plateforme fiable afin de bénéficier d’une bonne performance de votre outil digital. Vous pouvez à cet effet consulter les avis sur l’efficacité de ce programme en ligne, avant d’en faire usage.
Le mode de fonctionnement d’un agenda en ligne
Les calendriers en ligne se configurent avec des comptes électroniques tels que Google, Outlook ou Apple iCloud. Pour être opérationnel, votre agenda numérique doit alors être synchronisé avec un calendrier Microsoft, Google, ou Apple iCloud existant. Il pourra afficher les événements répertoriés sur ces calendriers. Vous pouvez également ajouter d’autres événements à votre agenda en ligne en utilisant les services d’assistance comme Siri, Alexa ou Google Assistant.
Lorsque vous apportez des modifications à ces événements, la mise à jour est automatiquement effectuée. Vous les verrez sur l’interface de votre calendrier, à partir de tous vos appareils qui seront connectés à ce compte. À l’ère du digital, un agenda professionnel en ligne est un excellent outil. Si vous souhaitez gagner en efficacité dans votre domaine d’activité, cette solution vous sera indispensable. Vous devez néanmoins savoir vous servir de cet outil.
Comment utiliser un agenda en ligne pour augmenter votre productivité ?
L’utilisation d’un calendrier en ligne se révèle assez simple, quel que soit l’outil dont vous disposez. Il suffit de sélectionner une date dans l’application et de définir une heure. Il faut ensuite y renseigner la tâche que vous souhaitez accomplir à ce moment précis, puis l’enregistrer. Cette programmation ainsi faite, vous recevrez une notification dans votre boîte email qui vous rappellera l’activité à faire le moment venu. Pour être plus productif avec votre agenda professionnel en ligne, vous devez d’abord avoir une compréhension réelle des tâches que vous pouvez effectuer, avant de les inscrire sur ce dernier.
Pensez à réserver suffisamment de temps pour les tâches importantes. Il ne serait pas judicieux de programmer deux activités successivement, sans un écart entre les deux. Assurez-vous de prévoir du temps supplémentaire en cas d’imprévus. Vous devez éviter l’épuisement professionnel et rester concentré sur vos objectifs de carrière à court et à long terme. Prévoyez du temps dans votre planning pour vous détendre, vous ressourcer et passer du temps avec vos proches. Utilisez votre agenda en ligne pour améliorer votre équilibre travail-vie personnelle. Ces astuces sont très pratiques pour créer un planning hebdomadaire organisé, qui vous aidera à booster votre productivité.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un agenda en ligne ?
L’agenda en ligne est un outil pratique qui donne la possibilité d’accéder à de multiples avantages, que vous soyez salarié ou travailleur indépendant. Ces bénéfices s’observent aussi bien sur votre vie personnelle que professionnelle.
Le gain de temps
Le premier avantage lié à l’usage d’un agenda en ligne pour professionnel est le gain de temps. L’agenda numérique vous aide en effet à rester organisé, afin d’optimiser votre emploi du temps. Vous pouvez y inscrire facilement vos dates de réunions et celles de vos divers rendez-vous. De plus, il est très facile d’envoyer des invitations à des réunions, aux contacts que vous souhaitez rencontrer. Avec le calendrier en ligne, le temps où vous deviez appeler un interlocuteur pour fixer une date d’entrevue est révolu. Vous pouvez facilement envoyer une invitation à une réunion en entrant simplement :
- l’adresse email de la personne à rencontrer,
- la date et l’heure de la réunion,
- le contenu de la réunion,
- le lieu de la réunion.
En entreprise, le calendrier en ligne donne l’opportunité de centraliser les informations concernant la disponibilité des équipes. Les managers n’ont plus besoin d’émettre des appels continuels, avant de s’enquérir de la disponibilité de chacun. L’agenda en ligne pouvant être partagé, vous pouvez alors tout coordonner en quelques clics. Cela vous fera économiser un temps considérable.
L’optimisation de la productivité
L’agenda en ligne vous donne la possibilité de garder une trace de vos engagements et rendez-vous pour rester efficace. Avec ce type d’outil, vous pouvez gagner du temps dans la gestion quotidienne de vos plannings. Cela vous permettra de vous investir pleinement dans la réalisation d’autres projets et d’optimiser votre productivité.
Le contrôle des accès
Comme avec la plupart des nouveaux outils de gestion, vous pouvez limiter les accès aux informations du planning collaboratif. Vous pouvez également définir les droits des personnes qui y auront accès, en fonction de la position hiérarchique et de la fonction de vos collaborateurs. Par ailleurs, l’utilisation d’un agenda professionnel commun réduit la confusion organisationnelle, comme les doubles rendez-vous dans le même créneau horaire. Notez de plus que les agendas électroniques sont en général accessibles depuis les téléphones portables. Vous pouvez donc y accéder à tout moment et n’importe où. Ils vous offrent aussi la possibilité de programmer des rappels. Cela est très utile pour se souvenir des événements importants et gérer les événements récurrents.
La possibilité de partager avec les autres
Les agendas en ligne permettent des échanges avec d’autres personnes. Vous pouvez partager votre calendrier avec des collègues pour qu’ils puissent connaître votre emploi du temps et vos disponibilités. Vous pouvez par ailleurs partager des événements individuels tels que des rendez-vous. Cette fonctionnalité facilite grandement la collaboration.
La praticité à long terme
Les agendas électroniques n’ont pas de limite de temps comme les calendriers physiques. Leur praticité est à long terme. Ils s’intègrent bien avec diverses applications pour créer un système d’organisation personnelle à la pointe de la technologie. Opter pour l’usage d’un agenda en ligne est donc très avantageux. En suivant les conseils d’utilisation, vous serez certain de pouvoir faire un bon usage de votre agenda.
Y a-t-il des inconvénients à utiliser un agenda en ligne par rapport à un agenda physique ?
Comparé à un agenda physique, l’usage d’un agenda en ligne porte manifestement beaucoup d’intérêt. Il y a toutefois quelques limites liées à son utilisation qu’il importe de relever. Si vous utilisez le calendrier sur votre téléphone, vous conviendrez que sa visualisation n’est pas toujours optimale. Les événements sont affichés sous forme de vignettes, ce qui rend pratiquement impossible la visualisation de toute la semaine.
Il faut de plus être constamment connecté à internet pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de cet outil. Bien que ce ne soit pas un problème pour la majorité des utilisateurs, certaines personnes n’ont pas facilement accès à un ordinateur, un téléphone ou internet. Notez par ailleurs que contrairement aux calendriers papier, les calendriers électroniques sont peu personnalisables. En dehors du codage couleur des événements, il y a très peu d’options de personnalisations disponibles.
Comment mettre en place un agenda en ligne au sein de l’entreprise ?
Comme nous l’avons évoqué, les agendas en ligne professionnels se créent à l’aide d’applications spécifiques disponibles sur certaines plateformes. La démarche de création s’effectue généralement en deux étapes. Vous devez tout d’abord trouver un site dédié à la mise en place d’un calendrier numérique. Une fois que c’est fait, vous devez ensuite créer un compte sur la plateforme. Vous aurez par la suite accès à tous les outils de création pour démarrer. D’ordinaire, la plupart des sites demandent le remplissage de quelques cases.
Lorsque vous aurez terminé de remplir celles-ci, votre agenda en ligne sera accessible et vous pourrez commencer à planifier vos tâches. À la deuxième étape, vous serez amené à faire des propositions d’horaires pour vos rendez-vous et vos événements. Lorsque vous accéderez au calendrier pour la première fois, vous verrez un planning vide. Vous pourrez le remplir en y insérant les jours et les heures qui vous conviennent. L’utilisation d’un calendrier en ligne est très bénéfique à de nombreux niveaux. Avec cet outil, vous pouvez facilement gérer votre emploi du temps. Il est de plus facile à prendre en main et doté de fonctions adaptées à la vie professionnelle.