Vous venez de devenir auto entrepreneur, vous êtes donc tenu d’émettre des factures à vos clients. La facture étant un document juridique (comme preuve de la réalité du service ou du produit vendu), comptable (justificatif), mais aussi fiscal (faisant office de support à l’exercice de certaines taxes et au contrôle de l’impôt) elle doit obéir à plusieurs règles et faire apparaître des mentions légales obligatoires. 

Quelles sont donc ces mentions ? Existe-t-il des pénalités en cas de contrôle ?  

Vérifiez dès à présent la conformité de vos factures pour éviter les mauvaises surprises !

Pourquoi est-il important de savoir comment émettre une facture en tant qu’auto-entrepreneur ?

La facture est un document officiel qui prouve la vente d’un bien ou la prestation d’un service. Elle est nécessaire pour justifier de vos revenus auprès de l’administration fiscale et pour pouvoir déduire vos dépenses.

La facture est un outil de communication important avec votre client. Elle doit être claire et précise pour éviter tout malentendu sur le prix, la quantité ou la nature de la prestation ou du produit vendu.

La facture est un moyen de protéger vos intérêts en tant qu’auto-entrepreneur. Elle peut servir de preuve en cas de litige avec un client qui ne respecte pas ses obligations (par exemple en refusant de payer une facture).

Les mentions obligatoires d’une facture

Saviez-vous que le mot “facture” doit apparaître obligatoire sur une facture ?  Voici les autres éléments à faire apparaître sur celle-ci.

Les mentions générales d’une facture

1. Nom précédé ou suivi par les initiales (EI) et les coordonnées
2. Numéro de SIREN suivi de la mention : « Immatriculé(e) au RCS / RM de la ville de … ». 
3. La date d’émission de la facture : attention à émettre votre facture rapidement après le service ou le produit délivré, afin d’attester de son authenticité.
4. Le numéro de la facture : chaque facture possède un numéro unique, et tous les numéros de ces factures doivent se suivre, selon un système de numérotation qui peut être personnel.
5. L’identité du client : son nom et ses coordonnées.
6. La désignation du service ou du produit vendu, ainsi qu’un décompte détaillé (nature, quantité, référence, prix unitaire)
7. La date de livraison : à indiquer seulement si différente de la date d’émission de la facture.
8. Le montant à payer en lettres et en chiffres (Si redevable de la TVA, il faut indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC.)

Les mentions supplémentaires (pour les clients professionnels)

1. La date limite de paiement : ce n’est pas obligatoire de la mentionner, mais dans ce cas, votre client devra vous payer dans un maximum de 30 jours après livraison du produit ou service.
2. Le taux des pénalités de retard et les conditions d’escompte commercial
3. L’Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Les mentions particulières d’une facture

Enfin, des mentions particulières devront apparaître dans certains cas de figure :

1. Si vous êtes membre d’un Centre de gestion (CGA) ou d’une association agréée (AGA)

Il faut indiquer cette phrase « Membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté ».

2. Franchise en base de TVA

Faites mentionner sur la facture la phrase : « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts » si vous bénéficiez d’une franchise en base de TVA.

3. L’assurance

Si vous avez souscrit une assurance professionnelle obligatoire, il faut faire mention de l’assurance souscrite.

Pénalités  

Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture et plafonnée à 1/4 du montant de la facture pourra être mise en place, en plus d’une sanction pénale pouvant atteindre les 75 000 €, si l’auto-entreprise ne respecte pas ces obligations !

Règles de conservation des factures

Combien de temps conserver ses factures ?

Il est recommandé de garder ses factures ainsi que tous les documents comptables de son auto entreprise au minimum 6 ans à compter de la date de leur émission ou de leur paiement, selon la date la plus récente. 

Les règles de conservation des factures sont définies par l’administration fiscale et sont valables pour tous les types d’entreprises, y compris les auto-entrepreneurs. Il est important de les connaître afin de pouvoir justifier de ses dépenses et de ses revenus en cas de contrôle fiscal.

Comment conserver ses factures ?

Il est recommandé de les archiver de manière sécurisée, par exemple en les scannant et en les enregistrant sur un disque dur externe ou dans le cloud. Vous pouvez également les conserver sous forme papier, mais dans ce cas, il est important de les protéger de tout dommage (par exemple en les rangeant dans une chemise ou un classeur à pochettes).

En résumé, les règles de conservation des factures sont importantes à respecter afin de pouvoir justifier de vos dépenses et de vos revenus en cas de contrôle fiscal. Il est recommandé de les archiver de manière sécurisée pendant une durée de 6 ans à compter de leur émission ou de leur paiement.