Une organisation commerciale est avant tout un groupe de personnes qui interagissent entre elles et avec des clients et même des partenaires externes. Il est essentiel d’organiser de temps à autre des événements qui rassemblent, ne serait-ce qu’une poignée des différentes personnes importantes dans la vie de l’entreprise. Un tel rendez-vous s’avère intéressant à diverses occasions allant du lancement d’un produit/service à la célébration d’un succès commercial, etc. Si vous avez un groupe qui s’étend dans plusieurs pays, la tenue d’un événement corporatif à l’étranger est alors une bonne idée. Cela peut vous aider à vous imposer davantage sur le marché dans le pays ciblé. Comment réussir l’organisation de cet événement ?

Choisissez un lieu qui présente des caractéristiques répondant à vos besoins

Un événement corporatif n’est pas qu’un rassemblement de personnes liées d’une manière ou d’une autre à l’entreprise ou la marque organisatrice. Il s’agit aussi d’un outil marketing. De ce point de vue, il vous faut prendre le soin de choisir un cadre qui met en valeur votre entité. Veillez à tenir l’événement dans une ville dans laquelle votre société jouit déjà d’une certaine présence.

Il est essentiel que le lieu soit facile d’accès pour tous les invités. Veuillez alors choisir un cadre situé à proximité des réseaux de transport. Si l’événement est censé mettre l’accent sur une éventuelle démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises) appliquée dans votre groupe, optez pour un cadre qui fait écho à la protection environnementale. En somme, faites le choix d’un lieu qui correspond aux besoins que vous aurez identifiés.

Décorez le cadre de l’événement corporatif selon le thème

Pour réussir votre événement corporatif à l’étranger, misez sur la décoration. Comme l’explique le site spectre-entertainment.com, il est possible de transformer du tout au tout un espace grâce à des présentations, des jeux de lumière, etc. Il serait intéressant de recourir à une agence de décoration événementielle, voire de location scénique.

Vous pouvez en effet accéder à des plateformes, des éléments en 3D, des rideaux et divers accessoires professionnels. Grâce à l’expertise d’un décorateur spécialiste, vous pourrez obtenir un décor qui plongera les participants dans l’univers du thème choisi. Une décoration réussie participe à l’obtention d’une ambiance hors du commun.

Établissez un programme d’animation événementielle

Indépendamment de la thématique abordée, un événement corporatif à l’étranger nécessite une animation. Le but est de créer des émotions et rendre la rencontre mémorable pour les participants. Pour ce faire, il vous faudra programmer les activités de bout en bout. Il sera nécessaire de tenir compte de l’objet de l’événement pour faire les bons choix.

À titre d’indication, vous pouvez organiser, entre autres, un cocktail, une réception privée ou un dîner pour une rencontre entre professionnels. Un tournoi de golf peut aussi améliorer votre image de marque. Quoi qu’il en soit, l’intervention de professionnels de l’animation événementielle est requise.

Prévoyez un budget pour les frais de déplacement et de logement

L’organisation d’un événement d’entreprise à l’étranger pourrait impliquer des voyages sur de longues distances. Pour en faire une réussite à tous points de vue, pensez à prendre en charge le transport et/ou le logement des collaborateurs concernés. S’il y a des partenaires qui devraient également effectuer de longs trajets, ils méritent aussi des chambres d’hôtel. Lors de la conception de votre projet événementiel, réservez donc un budget pour le déplacement et l’hébergement des participants.