L’extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise. Il permet de justifier l’existence juridique de la société et l’immatriculation de celle-ci au RCS (registre du commerce et des sociétés). Souvent demandé lors de diverses démarches administratives, l’extrait Kbis fait office de carte d’identité pour l’entreprise. Découvrez pourquoi ce document est si important et les méthodes permettant de l’obtenir.

Qu’est-ce qu’un extrait K ou Kbis ?

L’extrait Kbis est le document officiel qui atteste de l’existence juridique et légale d’une entreprise. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’établissement. Cette pièce qui prouve la légalité de l’entreprise est généralement exigée lors de la signature de contrats avec les partenaires commerciaux, les banques, les fournisseurs, les administrations et autres tiers. L’extrait Kbis (ou extrait K s’il s’agit d’une personne physique) a été conçu pour donner une vue d’ensemble complète de l’entreprise, mentionnant alors les informations juridiques, financières et commerciales de celle-ci.

Faisant office de carte d’identité, il donne aux tiers la confiance nécessaire pour la mise en place de collaborations. Dans le cas où une entreprise ne dispose pas d’extrait Kbis et n’est pas immatriculée au registre du commerce et des sociétés, son créateur risque de graves répercussions judiciaires. Aux yeux de la loi, ce défaut d’enregistrement est considéré comme une dissimulation d’activité et un blanchiment de revenus. Les sanctions encourues comprennent notamment la perte de plein droit de la personnalité morale, l’interdiction d’exercer l’activité en question et la dissolution de l’entreprise. Des amendes, des rappels de taxes et des peines d’emprisonnement sont aussi prévus en fonction de la gravité de l’erreur.

demande extrait Kbis entreprise

Quelles sont les entreprises concernées par le Kbis ?

Selon l’article R123-37 du Code du commerce, ce document est obligatoire pour toutes les entreprises immatriculées au RCS. En d’autres termes, toutes les personnes morales ayant une activité commerciale à but lucratif ont besoin d’un extrait Kbis pour pouvoir exercer en toute légalité. Les entreprises concernées par cette obligation sont entre autres celles qui ont la forme juridique de :

  • SARL (société à responsabilité limitée),
  • SA (société anonyme),
  • SNC (société en nom collectif),
  • EARL (exploitation agricole à responsabilité limitée),
  • GAEC (groupe agricole d’exploitation en commun),
  • GIE (groupement d’intérêt économique).

En ce qui concerne les personnes physiques, le document demandé est l’extrait K (ou L pour un établissement secondaire). Dans ce cas, les formes juridiques visées sont notamment l’EIRL (entrepreneur individuel à responsabilité limitée), l’entreprise individuelle ou encore l’autoentrepreneuriat.

À quoi sert l’extrait Kbis ?

Comme nous l’avons évoqué, l’extrait Kbis prouve l’existence légale d’une entreprise, atteste son immatriculation au RCS et informe de sa situation juridique et financière. Il peut alors être utilisé à différentes fins, telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la demande de subventions auprès d’investisseurs, la participation aux appels d’offres pour le marché public et la collaboration avec les partenaires commerciaux. Concrètement, l’extrait Kbis sert donc à prouver la véracité des propos que vous avancez lorsque vous signez des contrats ou réalisez des démarches administratives. De ce fait, il est aussi impératif que ce document soit à jour.

Même s’il a une durée de validité illimitée, les tiers demandent généralement qu’il ait été délivré il y a moins de 3 mois. Le but est de garantir que les récents changements financiers ou juridiques soient bel et bien mentionnés dans l’extrait. Disposer d’un extrait Kbis récent pour une société est également un grand avantage pour accélérer les démarches et pour que vos demandes ne soient pas refusées par les autorités ou les partenaires concernés. Cela dit, 55 procédures administratives ont été simplifiées et ne nécessitent plus la présentation de l’extrait Kbis depuis le 23 novembre 2021. Celles-ci peuvent désormais être entamées grâce à la communication du numéro SIREN de l’entreprise.

Quelles sont les informations qu’il contient ?

L’extrait Kbis contient toutes les informations qui servent à identifier une entreprise. Les renseignements sur la situation légale, financière et administrative de celle-ci y sont alors mentionnés. Parmi ces données, il y a notamment :

  • le nom de l’entreprise ou la raison sociale,
  • la forme juridique,
  • les numéros d’identification SIREN ou SIRET,
  • le code NAF,
  • le capital social,
  • l’adresse du siège social,
  • la date de création,
  • le secteur d’activité.

Ce document contient aussi des informations sur la personne qui dirige l’entreprise, les administrateurs, les commissaires aux comptes et les actionnaires (avec mention de leur pourcentage de participation). Tout au long de la durée de vie de l’entreprise, les changements concernant ces informations doivent être mis à jour lors de l’obtention d’un extrait Kbis. Les décisions du tribunal de commerce et les références des procédures collectives doivent alors y être incluses.

Comment obtenir l’extrait Kbis de votre entreprise ?

Il faut savoir que l’extrait Kbis est un document public, ce qui veut dire que quiconque peut en faire la demande. En tant que dirigeant, vous êtes tenu de présenter ce document à vos partenaires commerciaux, mais ces derniers peuvent aussi l’obtenir eux-mêmes s’ils le souhaitent. Notez qu’il y a plusieurs moyens d’obtenir un extrait Kbis. La façon traditionnelle est de se rendre auprès du greffe du tribunal en renseignant la dénomination sociale, le sigle, le nom et le numéro SIREN de l’entreprise. Pour certaines régions, il faut s’adresser à la chambre commerciale du tribunal judiciaire.

La demande peut aussi être faite par courrier si vous ne pouvez pas vous rendre directement auprès des administrations. À cette nouvelle ère où la digitalisation simplifie la plupart des procédures, l’obtention d’un extrait Kbis peut aussi se faire en ligne. Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes d’assistance judiciaire dédiées à cette fin. Quelle que soit la méthode que vous employez, vérifiez toujours si le document reçu est certifié ou non. Il faut savoir que l’extrait Kbis n’a aucune valeur juridique s’il n’est pas validé et signé par le greffier du tribunal de commerce.