Une facture impayée peut rapidement devenir un casse-tête pour une entreprise, surtout si elle dépend de ce paiement pour maintenir sa trésorerie à flot.
Face à cette situation, il faut alors agir vite et de manière méthodique pour maximiser les chances de recouvrer la créance.
Réagir rapidement dès le premier impayé
L’importance d’une action rapide
Dès qu’une facture dépasse sa date d’échéance, il faut réagir. Plus on attend, plus il sera difficile de récupérer l’argent dû. Un retard de paiement peut avoir diverses causes : oubli, problème de trésorerie, contestation de la facture, etc.
Quelle que soit la raison, il faut entamer le processus de recouvrement sans tarder.
Les premières étapes à suivre
La première chose à faire est de vérifier que la facture a bien été reçue par le client et qu’il n’y a pas d’erreur qui pourrait justifier le non-paiement (montant incorrect, coordonnées bancaires erronées, etc.).
Si tout est en ordre, il faut envoyer un premier rappel, idéalement par écrit (email ou courrier), pour signaler poliment au client que le paiement n’a pas été reçu et lui demander de régulariser sa situation.
Contacter le client pour comprendre les raisons du non-paiement
Établir un dialogue
Si le premier rappel reste sans réponse, il est temps de contacter directement le client par téléphone. L’objectif est de comprendre pourquoi la facture n’a pas été payée et de trouver une solution. Lors de cet échange, il est important de rester cordial et à l’écoute.
Parfois, le non-paiement résulte d’un simple oubli ou d’un problème de communication qu’il est possible de résoudre facilement.
Identifier les difficultés du client
Si le client évoque des difficultés financières, il peut être judicieux de lui proposer un étalement du paiement (voir partie suivante).
En revanche, s’il conteste la facture (prestation non réalisée, montant erroné, etc.), il faudra apporter des éléments tangibles pour prouver le bien-fondé de la créance (bon de commande, contrat signé, preuve de la réalisation de la prestation, etc.).
Quand faire appel à une société de recouvrement de créances ?
Le recouvrement amiable
Si malgré les relances et les échanges avec le client, la facture reste impayée, il peut être intéressant de faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement de créances.
Ces sociétés proposent dans un premier temps une phase de recouvrement amiable qui consiste à contacter le débiteur pour le convaincre de payer, tout en préservant la relation commerciale.
Par exemple, vous pouvez consulter le site de Paris Contentieux, spécialisé dans le recouvrement de créances.
Cette entreprise gère le risque de crédit à l’échelle mondiale et propose des services de recouvrement amiable ainsi que de suivi judiciaire pour les créances civiles et commerciales.
En plus de cela, elle fournit des renseignements commerciaux et mène des investigations sur les personnes physiques.
Le recouvrement judiciaire
Si le recouvrement amiable échoue, la société de recouvrement peut vous accompagner dans la phase judiciaire (voir partie « Engager une procédure judiciaire de recouvrement »).
Elle se chargera alors de constituer le dossier et d’effectuer les démarches auprès du tribunal compétent pour obtenir un titre exécutoire et procéder au recouvrement forcé de la créance. Faire appel à une société spécialisée présente plusieurs avantages :
- Expertise dans le recouvrement de créances
- Maîtrise des procédures légales
- Gain de temps pour l’entreprise créancière
- Préservation de la relation commerciale
Proposer un échéancier de paiement si nécessaire
Qu’est-ce qu’un échéancier de paiement ?
Si le client rencontre des difficultés financières passagères mais semble de bonne foi, il est possible de lui proposer un échéancier de paiement.
Il s’agit d’un accord entre le créancier et le débiteur qui permet à ce dernier de régler sa dette en plusieurs versements, selon un calendrier défini à l’avance.
Les avantages d’un échéancier de paiement
Mettre en place un échéancier de paiement présente des avantages pour les deux parties :
| Pour le créancier | Pour le débiteur |
|---|---|
| Obtenir le paiement de la créance, même de manière différée | Bénéficier d’un délai de paiement supplémentaire |
| Éviter d’engager une procédure judiciaire coûteuse et longue | Étaler la charge financière dans le temps |
| Préserver la relation commerciale avec le client | Éviter les pénalités de retard et les frais de recouvrement |
Comment mettre en place un échéancier de paiement ?
Pour être valable, un échéancier de paiement doit être formalisé par écrit et signé par les deux parties. Il doit mentionner :
- Le montant total de la dette
- Le nombre de versements
- Le montant de chaque versement
- La date de chaque versement
- Les coordonnées bancaires du créancier
Il est recommandé d'inclure une clause prévoyant qu'en cas de non-respect de l'échéancier, le créancier pourra exiger le paiement immédiat de la totalité de la dette restante.
Envoyer une mise en demeure en cas de non-réponse
Qu’est-ce qu’une mise en demeure ?
Si malgré les relances et les tentatives de dialogue, le client ne réagit pas, il est temps de passer à l’étape supérieure : la mise en demeure. Pour ce faire, vous pouvez rediger une lettre de mise en demeure formelle et officielle.
Il s’agit d’un courrier officiel envoyé en recommandé avec accusé de réception, par lequel le créancier somme le débiteur de payer sa dette dans un délai imparti, sous peine de poursuites judiciaires.
Les mentions obligatoires d’une mise en demeure
Pour être valable, une mise en demeure doit contenir les mentions suivantes :
| Mention | Détails |
|---|---|
| Coordonnées du créancier et du débiteur | Nom, adresse, numéro de téléphone, email |
| Objet de la mise en demeure | Référence de la facture impayée, montant dû, date d’échéance |
| Délai de paiement | Généralement 8 jours à compter de la réception de la mise en demeure |
| Conséquences en cas de non-paiement | Engagement de poursuites judiciaires, pénalités de retard, frais de recouvrement |
Les effets d’une mise en demeure
L’envoi d’une mise en demeure présente plusieurs intérêts :
- Officialiser la demande de paiement
- Prouver la bonne foi du créancier
- Faire pression sur le débiteur
- Constituer une preuve en cas de procédure judiciaire
Si le débiteur ne réagit pas dans le délai imparti, le créancier pourra engager des poursuites judiciaires pour obtenir le paiement forcé de sa créance.
Engager une procédure judiciaire de recouvrement
Choisir la procédure adaptée
Si la phase amiable n’a pas permis d’obtenir le paiement de la facture, il faudra envisager une procédure judiciaire pour recouvrer la créance.
Plusieurs options sont possibles selon le montant de la créance et la situation du débiteur :
- Injonction de payer
- Assignation en paiement
- Référé-provision
- Procédure devant le tribunal de commerce
Il est recommandé de se faire assister par un avocat pour choisir la procédure la plus adaptée et constituer un dossier solide.
Les étapes d’une procédure judiciaire
Quelle que soit la procédure choisie, elle se déroule généralement en plusieurs étapes :
- Assignation du débiteur devant le tribunal compétent
- Audience et plaidoiries des parties
- Délibéré et jugement du tribunal
- Signification du jugement au débiteur
- Exécution forcée du jugement si nécessaire (saisie sur compte bancaire, saisie-vente, etc.)
Les frais de procédure
Engager une procédure judiciaire a un coût qu’il faut prendre en compte : frais d’avocat, frais de greffe, frais d’huissier, etc.
Cependant, si le créancier obtient gain de cause, le tribunal peut condamner le débiteur à lui rembourser tout ou partie de ces frais, en plus du montant de la créance.
Il est donc important d’évaluer le rapport coût-bénéfice avant d’engager une procédure, surtout si la créance est d’un faible montant.
