En tant que manager et responsable d’un pôle de l’entreprise, l’animation de réunion d’équipe fait partie de votre quotidien. Qu’elle se déroule dans une salle dédiée, en visioconférence ou bien en extérieur, certaines règles managériales ne sont pourtant pas à oublier.
Voici tous nos conseils pour mener à bien une réunion et fédérer ses collaborateurs : en commençant par l’envoi des invitations, et en passant par le déroulé complet, ainsi que la conclusion pour un passage à l’action.
Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin !
Seules les personnes concernées sont invitées
Cela peut paraître simpliste, mais finalement c’est très censé. Ne doivent être présentes que les personnes impliquées dans le sujet.
Des collaborateurs extérieurs au projet n’auront pas d’intérêt à “perdre” du temps en réunion ou au pire, perturberont son déroulé de quelque façon. Veillez enfin à convoquer les salariés suffisamment tôt pour accorder les agendas de chacun, et surtout de le faire par écrit.
Vous êtes (ou désignez) un maître du temps
Rien de plus embêtant qu’une réunion qui s’éternise. Tout le monde perd le fil, les sujets divaguent et le stress d’un planning bouleversé en raison du retard peut gagner certains collègues.
En tant que manager, vous devez respecter les délais – le cadre de la réunion – et asseoir votre professionnalisme par ce biais.
Pour cela, mettez en route une alarme sur votre téléphone ou bien désignez un collaborateur “maître du temps”. Personne n’aime être retenu en otage, l’objectif est bien le partage !
Les objectifs et le déroulé sont clairs
La réunion à un but. On ne se réunit pas que pour le plaisir d’échanger entre collègues. Dans la première phase de la rencontre, l’intitulé et le “pourquoi” doivent être mentionnés (ou réabordés).
C’est un cap que vous donnez et s’ensuivent les différentes parties (point sur la situation, évaluation à date, outils de mesure – KPI – et la conclusion).
Ayez les bons outils
Le management visuel est primordial. Pour que votre présentation soit attrayante, et vous apporte un soutien afin de retenir et de capter l’attention de votre équipe. Pour construire, et créer tous vos supports professionnels, il est possible de se faire aider par une agence PowerPoint. Par exemple, plusieurs notions esthétiques sont à favoriser comme :
- d’opter pour une présentation dynamique
- de favoriser des visuels plutôt que de longs paragraphes
- de penser à un enchaînement fluide entre les slides
Entendez les remarques, mais pas de cas par cas
En fonction du sujet de la réunion, veillez à ne pas déborder sur les aspects individuels de chaque collaborateur. Cela prendrait trop de temps. En tant que manager, si cela concerne personnellement un individu, ces sujets doivent alors être traités en one to one.
Concluez et annoncez la prochaine étape
Une réunion doit forcément se conclure par une étape suivante. Ce second palier peut être de replanifier une réunion, un point, d’envoyer un mail récapitulatif ou encore un rapport envoyé à tous (voire aux absents).