La gestion des notes de frais représente généralement un exercice fastidieux pour l’entreprise d’autant plus si le calcul se fait sans utiliser d’outil numérique.
Le plus difficile pour une organisation est de créer une politique de note de frais et de la faire respecter.
D’un salarié à l’autre, les montants des notes de frais peuvent varier considérablement. Certains collaborateurs se montrent responsables et respectent le budget alloué par l’entreprise à chaque dépense (logement, transports, repas…). D’autres sont moins raisonnables pouvant aller jusqu’à la fraude.
Il est indispensable pour l’entreprise de mettre en place une politique de note de frais afin d’harmoniser ces frais.
1. Sensibiliser les collaborateurs à la gestion des notes de frais
Une note de frais est un document reprenant des dépenses engendrées par un collaborateur pour un motif professionnel. L’employé avance les frais et présente la note à son employeur afin d’être remboursé.
Si tous les collaborateurs savent cela, il est nécessaire de les informer sur la manière dont l’employeur récupère ces sommes dépensées, s’il doit les déclarer, quel est le coût réel et qu’implique la gestion des notes de frais pour le service RH. Aussi, il est important que le collaborateur sache à quels risques il s’expose en cas de fraude.
Communiquer sur la gestion des notes de frais permet aux collaborateurs de se faire une idée sur ce que représente cet exercice et de les responsabiliser sur le sujet.
L’entreprise limite de la sorte les risques d’erreur ou de fraude.
2. Créer une charte relative aux notes de frais
Les dépenses professionnelles peuvent être régies à la fois par la loi, les conventions collectives et déterminées par la situation de l’entreprise. Déterminer les limites en matière de notes de frais peut s’avérer complexe pour un salarié.
Il est donc important de mettre à disposition de l’ensemble des collaborateurs concernés un document interne qui explique, résume et clarifie toutes les informations relatives aux notes de frais et à leur remboursement.
3. Que doit contenir cette charte ?
Il convient de faire apparaître toutes les informations utiles relatives à votre politique de notes de frais.
Si le contenu de cette charte est propre à chaque entreprise, voici quelques idées d’aide à la rédaction.
4. Définir les règles
En rappelant les droits et devoirs des salariés et en expliquant le cadre légal des notes de frais, vous définissez certaines règles de référence qui pourront également être rappelées en cas d’erreur ou de tentative de fraude.
Ces règles peuvent porter sur les justificatifs à présenter pour le remboursement des notes de frais, les barèmes et les modalités de remboursement. Le cas échéant, il convient d’indiquer les spécificités qui s’appliquent à votre entreprise de par la convention collective à laquelle celle-ci obéit.
Il est également intéressant de renseigner le budget adapté à chaque type de dépense et de fixer un plafond de remboursement.
5. Ajouter des conseils
Ce document peut rapidement s’avérer contraignant. Ainsi, il est nécessaire de se montrer bienveillant et d’y inclure des conseils afin d’en faire un document utile. Vous pouvez par exemple envisager de proposer une liste de prestataires et de bonnes adresses.
Il est même possible de négocier des tarifs préférentiels avec ces prestataires (hôtels, restaurants, etc.).
6. Les limites de votre politique de notes de frais
Malgré toutes les recommandations, il est parfois difficile de respecter les limites en fonction du lieu de déplacement, de la période de l’année, etc. Nous recommandons alors aux entreprises de choisir un logiciel qui permet de gérer les notes de frais afin de cadrer votre politique de note de frais.
Il convient donc d’étudier au cas par cas les exceptions avant de refuser le remboursement d’une dépense.