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Pilotage de l’entreprise : comment l’optimiser

Publié le 14/11/2016 - Modifié le 15/11/2016

Pilotage de l’entreprise : comment l’optimiser

Piloter c’est disposer en permanence d’indicateurs (prévisionnel, tableau de bord) révélateurs de l’évolution de l’activité, afin de changer de cap si nécessaire.

Tenir des comptes prévisionnels

On parle aujourd’hui souvent de Business plan, ce qui n’est rien d’autre que des documents de comptabilité prévisionnelle. Ils comprennent à la fois un bilan et un compte de résultat prévisionnels, voire un tableau prévisionnel de trésorerie.
Le processus d’élaboration de ces éléments prévisionnels est de simuler l’activité pour le ou les exercice(s) à venir, en fonction des prévisions de la conjoncture et des objectifs en termes de chiffre d’affaires, de marge et de charges notamment.
Il est recommandé de chiffrer plusieurs hypothèses prévisionnelles, de la plus prudente à la plus ambitieuse, avec une estimation médiane.

 

Les étapes de la démarche prévisionnelle

Pour optimiser la démarche et balayer l’ensemble des variables, il est conseillé de suivre différentes étapes :
•    Définition des orientations pour l’année : objectif de croissance, objectifs commerciaux, objectifs de marge, etc.
•    Définition des moyens humains, organisationnels et financiers : investissements, embauches, emprunts, etc.
•    Evaluation du chiffre d’affaires en fonction des orientations et objectifs, et en s’appuyant sur les performances précédentes, sur la capacité de production, sur les indicateurs économiques et concurrentiels, etc.
•    Estimation des charges prévisionnelles par le listage de l’ensemble des charges de l’entreprise, en les analysant une à une et en portant une attention toute particulière aux plus sensibles ;
•    Etablissement d’un compte de résultat prévisionnel découlant des éléments obtenus lors des étapes précédentes (chiffre d’affaires et charges notamment) ;
•    Chiffrage de la trésorerie prévisionnelle, pour négocier par avance avec les partenaires financiers si nécessaire.

 

Tenir un tableau de bord

Le tableau de bord est un document mensuel d’information financière qui complète parfaitement le prévisionnel.
Etabli dans les 8 à 10 jours maximum qui suivent la fin du mois considéré, il permet de suivre au plus près l’évolution de l’activité, afin de prendre rapidement des décisions qui peuvent s’imposer.
L’efficacité du tableau de bord repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de l’information, qui permet de suivre les résultats et l’évolution de l’activité.

 

Etablissement du tableau de bord

Mettre en place un tableau de bord nécessite de repérer au préalable les indicateurs les plus pertinents de l’évolution d’activité et les clignotants qui traduisent le mieux les éventuelles anomalies.
Les indicateurs à retenir sont ceux qui offrent une information essentielle et sur lesquels il est possible de mener une action correctrice efficace (nombre de demandes de devis, montant des carnets de commandes, taux de transformation des rendez-vous commerciaux, remises accordées, etc.).
Chaque acteur de l’entreprise est détenteur d’une partie de ces indicateurs, le tableau de bord a pour fonction de les recenser puis de les synthétiser pour faire les rapprochements qui serviront de « scoring » (évaluation de performance) ou d’alerte.

 

Présentation du tableau de bord

On distingue traditionnellement trois grands types de données :
•    le chiffre d’affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois ;
•    les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l’activité, qui seront auscultées de très près ;
•    les charges fixes, qui pourront être suivies par « abonnement », c’est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (par exemple, la contribution économique territoriale).

Pour vous aider à formaliser vos comptes prévisionnels et votre tableau de bord, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable.