Trucs et Astuces : Gérez vos signatures sous Outlook

Gérez vos signatures sous Outlook

Publié le 28/11/2013 - Modifié le 16/02/2017

Gérez vos signatures sous Outlook

Prévoyez plusieurs signatures pour l'envoi, la réponse ou le transfert de mails...

Si votre signature pour envoi de mail doit comporter les habituels Prénom, Nom, fonction et coordonnées de votre société, il pourrait être pertinent d'alléger cette signature lors d'allers et retours successifs sur un même sujet.

Pour ce faire, dans le menu Outils, sélectionner Options. Cliquez sur l'onglet Format de Courrier puis sur le bouton Signatures...

Dans la boite de dialogue suivante, créer une nouvelle signature en cliquant sur le bouton Nouveau. Choisissez le nom de cette signature (pensez à un nom explicite pour faire le bon choix de paramétrage ultérieurement). Dans l'éditeur, saisissez le texte de votre signature avec d'éventuels attributs de couleurs ou de taille de texte. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Faites de même pour créer une autre signature plus allégée par exemple (Prénom, Nom précédée d'une éventuelle formule de politesse).

Dans la partie droite de cette boite de dialogue, il vous est proposé de choisir la signature sur Envoi de mails, et sur réponse ou transfert. Cliquez sur la liste déroulante et choisissez la signature la plus adéquate. Dorénavant, dès que vous créerez un nouveau mail, votre signature sera directement intégrée en bas de celui-ci. De la même façon, vos réponses et transferts de mails seront également automatiquement signés.

Vous pouvez tout à fait choisir de ne pas attribuer de signature automatique à vos mails. Pour ce faire, n'affectez pas de signature sur Envoi et Réponse / Transfert. Prenez la latitude de choisir votre signature lors de la création de votre mail.

Lors de la rédaction de votre mail, choisissez Insertion / Insertion Automatique / Signatures et choisissez une des signatures de la liste (Outlook 2003). Pour Outlook 2007, la manipulation est plus simple : dans le bandeau de fonctionnalités, un bouton Signature vous est proposé. Cliquez sur la flèche pour obtenir la liste de vos signatures disponibles.