Consolider des données sur Excel 2007

La consolidation consiste à compiler des chiffres issus de différentes feuilles de calcul, idéalement présentées de manière identique. Cette fonction d'Excel permet d'obtenir une vue d'ensemble, de calculer mais surtout de synthétiser vos tableaux. De plus, si vous changez vos données initiales le bilan consolidé changera instantanément aussi.

Il existe trois façons de consolider :

-    Par Position : on organise les données dans toutes les feuilles de calcul dans un ordre et à un endroit identique.
-    Par Catégorie : on va organiser les données différemment dans chaque feuilles de calcul, mais on va donner des étiquettes aux lignes et aux colonnes afin que le récapitulatif corresponde au données sources.
-    Par Formules : on utilise des formules contenant des références de cellules à d'autres feuilles de calcul que l'on associe car on ne dispose pas de catégories fiables.

Consolider par Position :

Il s'agit de regrouper les données dans un seul endroit (un tableau ou une feuille de calcul). Les données des feuilles de calcul dite « source » doivent être exactement identiques c'est-à-dire que chaque colonne et chaque ligne de chaque feuille de calcul correspondent aux autres feuilles de calcul.

Par exemple, votre société détient trois grands clients et vous voulez connaître le montant total des vos ventes avec eux. L'opération consiste à "additionner" les ventes du client 1, les ventes du client 2 et celles du client 3 en un seul tableau général récapitulatif.
Les tableaux sont ici exactement semblables : B5 correspond au nombre de crayon bleu vendu en Janvier, etc.

  


Simple et rapide la fonction Consolider vous facilitera la vie :

1. Faites une copie vide de votre tableau sur une nouvelle feuille ou classeur Excel.
2.Dans le menu "Données", cliquez sur "Consolider...." 

3. Une boîte de dialogue va donc s'ouvrir. Dans le champ "Fonction" sélectionnez celle qui vous intéresse, dans notre exemple nous sélectionnons la somme mais cela peut être la moyenne etc.
4. En bas de la boîte de dialogue, n'oubliez pas cocher la case "Lier aux données source": dès que vous modifierez un élément d'un de vos fichiers sources, le récapitulatif sera automatiquement mis à jour.
5. Cliquez sur le champ "Référence" puis sur le bouton "Parcourir..."
6. Dans votre arborescence, sélectionnez l'une des feuilles de calcul à additionner et cliquez sur Ok.

7. Derrière l'extension ".xls!", rajoutez les références des cellules à additionner. Par exemple, de la cellule B5 à B9. Cliquez une fois derrière cette extension, dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur la zone à additionner de la feuille de calcul, notamment cliquez-glissez de la cellule B5 à B9.
8. Cliquez sur "Ajouter". La référence descendra directement dans le champ " toutes les références".
9. Recommencer cette opération avec chacune des feuilles à ajouter dans le tableau récapitulatif.
10. Cliquez sur "OK" quand vous avez terminé.
11. Et voilà votre tableau récapitulatif est dans votre nouvelle feuille de calcul.