Gérer son temps est certainement la tâche la plus importante du dirigeant.
Face à cette guerre permanente, Eisenhower avait un secret.
Alors prenez-vous pour Eisenhower et utilisez sa matrice de priorité.
Nous avons une propension naturelle à traiter les tâches par ordre d'urgence, du moins par ce qui nous paraît urgent.
Mais dès que nous sommes dans l'action tout devient urgent.
Alors quand traitons-nous ce qui est important ?
Comment savoir ce qui est prioritaire ?
Pour cela nous allons distinguer deux notions différentes : l'urgence et l'importance.
Qu'est-ce que l'importance ?
Un événement est important s'il se rattache aux fonctions et responsabilités majeures de votre poste, c'est-à-dire la conduite de votre entreprise.
Le problème est que nous considérons souvent comme important tout événement qui produit un résultat gratifiant, en d'autres termes, important pour son amour-propre mais souvent futile pour l'entreprise.
Qu'est-ce que l'urgence ?
Un événement est considéré comme urgent si le fait de ne pas le traiter rapidement va entraîner, très probablement, des accidents aux personnes et aux biens ou des conséquences nuisibles, irréversibles, irrémédiables avec impossibilité ultérieure de traiter à nouveau l'événement ou de le récupérer d'une manière ou d'une autre.
Mais notre perception de l'urgence est différente car nos critères sont :
- La présence et la vue
- La hiérarchie (pour vos collaborateurs)
- Le hasard et les imprévus
- La "reconnaissance du ventre" (rémunération)
- La limite dans le temps
En fait, le terme même d'urgence implique une action rapide.
Dans ces conditions, y a-il d'autres choix que celui d'agir sans délai ?
Oui, celui de ne pas faire !
La matrice des priorités
| |
Urgent |
Non Urgent |
| Important |
Problèmes |
Préparation de l'avenir |
| Non Important |
Déviations chronophages |
Distraction |
Définition des priorités
Priorité 1 : Les problèmes (Urgent et Important)
Cela ne peut attendre, il faut agir immédiatement. On trouve dans cette case les activités destinées à résoudre les problèmes (disfonctionnements ou crises accidentelles).
Priorité 2 : La préparation (Important et Non urgent)
Il s'agit de préparer l'avenir : réflexion stratégique, organisation, prévention, formation, etc.
Priorité 3 : Les déviations chronophages (Urgent mais non important)
On trouve ici toutes les perturbations bien connues : visiteurs imprévus, appels téléphoniques, réponses à des courriers, etc…
Priorité 4 : les distractions (Non Urgent et Non important)
Cette case n'est jamais vide : courrier, quelques communications téléphoniques, rangement, lectures non professionnelles...
Ce ne sont pas obligatoirement des activités à proscrire mais elles consomment beaucoup de temps.
Quelle est la matrice idéale et la réalité ?
Dossier réalisé par l'équipe rédactionnelle de Comptanoo.
