Prime transport : l'employeur doit-il prendre en charge tous les déplacements professionnels ?

Depuis le 1er janvier 2009, le dispositif de remboursement des frais de transport en commun engagés par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail est étendu à la France entière et n'est plus cantonné à la seule région parisienne.

Prime de transport : prise en charge de 50 %

La règle est simple : tout employeur doit prendre en charge 50 % du coût de l'abonnement à un mode de transport collectif que  souscrit le salarié pour aller travailler.
Mais cela vaut-il pour tous les déplacements professionnels ? Cela concerne-t-il également les longs déplacements lorsque le domicile du salarié est très éloigné de son lieu de travail ? Vous avez été nombreux à nous interroger sur ce point.
Voici les réponses de la direction de la réglementation de l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale  (Acoss) que nous avons rencontrée.

La position de l'Acoss

L'Acoss se fonde sur la circulaire ministérielle du 28 janvier 2009 et sur une phrase en particulier, très elliptique pour les non spécialistes : "l'appréciation du caractère professionnel du déplacement s'opère selon les conditions prévues au point 3-4-1 de la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003" (reproduite ci-dessous).
"Les entreprises n'ont pas vocation à prendre en charge les frais de transport des salariés qui décident, pour des raisons qui leur sont propres (pour convenances personnelles), de déménager et de s'éloigner de leur lieu de travail ", nous a expliqué l'Acoss.
Or, le point 3-4-1 de la circulaire de 2003 définit ce qu'il faut entendre par ces convenances personnelles.
Ne relève pas de ces convenances l'éloignement du domicile qui est dû : 

• "soit à l'emploi (difficulté de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l'emploi, mutation suite à promotion, déménagement de l'entreprise, multi-emploi…)
• soit à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d'activité du conjoint, concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS, état de santé du salarié ou d'un membre de sa famille, scolarité des enfants…)".

Limiter le coût pour les entreprises

Si l'éloignement du domicile résulte de l'une de ces contraintes, l'employeur doit, comme la loi le lui impose depuis 2009, prendre en charge 50 % du coût du déplacement professionnel, quelle que soit la distance.
Si cet éloignement relève d'un choix du salarié, l'entreprise pourrait alors limiter sa prise en charge à 50 % du coût du déplacement en Ile-de-France si l'entreprise est implantée en Ile de France.
Hors Ile-de-France, l'Acoss regarde si l'éloignement est supérieur ou non à 50 kilomètres et les raisons de cet éloignement (convenance personnelle ou pas).
Telles sont les consignes que l'Acoss a données aux Urssaf, "lesquelles apprécierons les situations au cas par cas", nous a-t-elle expliqué, consciente de la fragilité d'une telle position par rapport à au texte de loi qui ne limite nullement la prise en charge de l'employeur.

Prime de transport : quelles conséquences sur les cotisations ? 

Reste une ultime question : quelle sera la conséquence sur l'assiette des cotisations sociales ?
La circulaire de 2003 (dont l'objet est le calcul des cotisations sociales et non l'application d'un dispositif de droit du travail) énonce clairement que "lorsque le salarié travaille pour convenance personnelle dans une autre région, les frais de déplacements pris en charge par l'employeur ne sont pas exonérés de cotisations".
L'Acoss récapitule les situations de la façon suivante :

• Lorsque l'entreprise est implantée en Ile de France et que le salarié est domicilié en Ile de France, la prise en charge de 50 % est obligatoire et est exclue de l'assiette des cotisations (dans la limite du trajet accompli).
• Lorsque l'entreprise est implantée en Ile de France et que le salarié est domicilié en province pour des raisons de convenance personnelle, la prise en charge obligatoire exclue de l'assiette des cotisations est limitée au parcours compris à l'intérieur de l'Ile de France (zone 6).
• Lorsque l'entreprise est implantée en province et que le salarié réside à plus de 50 kilomètres de son lieu de travail (y compris en Ile de France) pour des raisons de convenance personnelle, il n'y a aucune obligation de prise en charge. Si l'employeur choisit malgré tout de rembourser une fraction des frais d'abonnement à un service de transport collectif, cette prise en charge doit être intégrée dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale.

un dossier proposé par les Editions Législatives