Rédigez une facture dans les règles

L'établissement d'une facture est un acte obligatoire dans toute transaction commerciale (achat ou vente de bien ou prestation de service) entre entreprises ou entre professionnels s'acquittant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).

Remarque : l'établissement d'une facture n'est pas obligatoire si votre client est un particulier, sauf quelques exceptions (travaux immobiliers, transports).

Cette obligation comptable de production d'une facture répond, en France, à des obligation strictes en matière d'informations y figurant.

Pourquoi devez-vous établir une facture conforme à la loi française ?

Tout d'abord, la facture est la preuve que la transaction entre vous et votre client a bien été réalisée.
Vous pourrez ainsi vous faire payer (soit pour la totalité du montant figurant sur la facture, soit pour le solde restant à régler par votre client).
Le cas échéant, vous pourrez réclamer ce paiement si votre client tarde à honorer ses engagements (c'est sur la base des factures établies que vous pourrez entamer, en dernier recours, une action judiciaire).

Ensuite, la facture est à l'origine un document comptable qui permet de justifier d'une créance d'un fournisseur envers son client, créance produite par la fourniture d'une prestation de service ou d'un bien.
Ce document permet de connaître les montants de TVA à payer et à déduire mais aussi d'établir le chiffre d'affaires de l'entreprise et autres indicateurs vitaux pour votre société.

Que devez-vous obligatoirement mentionner sur les factures que vous émettez ?

Vous trouverez ci-dessous les obligations légales à respecter dans toutes les factures que vous créez.

- les noms complets du vendeur et du client, leurs adresses respectives.
- le numéro SIREN du vendeur ainsi que le nom de la ville où le vendeur est enregistré au registre du commerce et des sociétés (inscrivez ainsi la mention RCS suivie par votre numéro d'inscription et le nom de la ville où vous avez immatriculé votre entreprise).
- la date de délivrance ou d'émission de la facture.
- un numéro de facture unique, respectant une suite sans interruption.
- la date de règlement.
- la monnaie de règlement de la facture.
- si le vendeur a une situation particulière comme adhérent à un CGA (centre de gestion agréé) ou franchisé. En cas de vendeur adhérent à un CGA, la mention "Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale" doit figurer sur la facture.
- le numéro d'identification à la TVA du fournisseur. Si le fournissuer et le client sont dans deux états différents de l'Union Européenne, il faut mentionner les numéros intracommunautaires d'identification à la TVA du fournisseur et du client.
- pour chaque produit ou service vendu : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire HT, le taux de TVA par produit ou service.
- les réductions de prix (rabais, remise, ristourne ou escompte) acquises et chiffrables à la date de la vente.
- le montant total hors taxes de la facture ainsi que la TVA correspondante (le cas échéant ventilée par taux).

Par ailleurs, vous pouvez très bien inclure des pénalités en cas de paiement en retard de la part de vos clients.
Il vous faut les indiquer dans les conditions générales de vente, document qui accompagne vos factures.
Quant au taux de ces pénalités, vous devez le mentionner dans les factures que vous produisez.
La règle général en matière de taux pour ces pénalités est la suivante : prenez le taux de la Banque Centrale Européenne et multipliez-le par 3 ou 4.