Devant les " le comptable est parti en vacances ", " la facture n'est pas enregistrée dans notre système, elle doit être restée chez la personne avec qui vous êtes en contact... ", " On vient de recevoir votre facture, nous effectuons tous nos règlements le 15 du mois ", il est nécessaire de bien connaître les règles d'un recouvrement amiable ou contentieux de vos factures dont les échéances de règlement sont largement dépassées.

Nous envisagerons successivement les actions à mener, de la relance téléphonique cordiale ("en vérifiant ma comptabilité, il me semble que ma dernière facture n'a pas été réglée. Ai-je fait une erreur ou s'agit-il d'un problème d'acheminement du courrier ?..."), jusqu'à, faute d'exécution spontanée, la saisie.

Relance amiable

La relance n'est pas une étape obligatoire, mais elle permet de maintenir, dans un premier temps, de bonnes relations d'affaires avec l'entreprise cliente.

La relance sera différente selon qu'il s'agit d'une prestation ponctuelle ou de relations d'affaires.

Que la relance soit téléphonique ou écrite, elle doit être graduelle.

Relance téléphonique

Avantages :

• moyen le moins coûteux en temps et argent,
• permet de déceler rapidement d'éventuelles difficultés (et de suspendre, le cas échéant, les prestations, jusqu'au paiement).

Inconvénients :

• il ne reste aucune trace écrite de la relance (de sorte que la relance écrite s'impose après une relance téléphonique infructueuse)

Avantages :

• constitue une preuve de l'absence de paiement et un moyen tendant à l'exécution souvent plus efficace qu'une simple relance téléphonique (si la lettre est bien rédigée),
• permet de "préconstituer" un dossier lorsque le client est manifestement de mauvaise foi.

Inconvenient :

• aucun, si la lettre est courtoise.

Méthode :

• première lettre très courtoise,
• si infructueuse, lettre de rappel (15 jours ou un mois après, selon les circonstances),
• deuxième lettre de rappel, plus ferme, en laissant un délai précis avant mesures plus énergiques.

Conseils :

• faire référence, à chaque fois, aux précédentes démarches demeurées infructueuses,
• il est inutile de faire état de l'absence de contestation de la facture ou des circonstances, mais il est possible, le cas échéant, d'insister sur le préjudice qui découle de la situation (trésorerie),
• il est inutile de "noyer" le débiteur, en envoyant des relances tous les quinze jours, cette méthode nuisant à la crédibilité jusqu'à ne plus avoir aucun effet,
• conserver, bien entendu, des copies des lettres de relance, à titre de preuves.