Associations : précisions comptables et fiscales, conservation des documents

Les archives d'une entreprise sont l'ensemble des documents produits ou reçus par l'entreprise dans l'exercice de son activité. Des textes d'origines diverses imposent la conservation de certains documents pendant un laps de temps impératif.

La conservation de ces documents a pour objectif de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Cet objectif explique que la durée de conservation des documents varie en fonction des délais de prescription.

Plusieurs délais de conservation peuvent s'appliquer à un même document. Dans ce cas, il convient, pour des raisons de sécurité, d'appliquer le délai de conservation le plus long.

Il semble utile de conseiller de conserver pendant une durée minimale de 10 ans, ce qui correspond à la prescription de droit commun en matière commerciale l'ensemble des documents et de dépasser largement le délai par mesure de prudence pour les principaux documents comptables tels que le grand livre.

La liste qui suit est donnée à titre indicatif et n'est en aucun cas limitative.

Le délai de conservation des documents

Les documents et pièces comptables : délai de conservation 10 ans

• Les comptes annuels, le délai commence à courir à compter de la date de clôture de l'exercice social.
• Les livres et registres comptables, le délai commence à courir au jour de la clôture du livre ou du registre.
• Les bons de commande et les livraisons.
• Les factures lorsque le client est un commerçant (si il n'est pas commerçant la facture doit être conservée pendant 30 ans).
• Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice social.

CAS PARTICULIER : Amortissements réputés différés : compte tenu du droit de report illimité des ARD, les documents comptables doivent, en pratique, être conservés 3 ans après que l'entreprise est procédée à l'imputation totale de ces amortissements.

Les documents civils et commerciaux

• Les documents bancaires doivent être conservés pendant 10 ans.
• La correspondance commerciale doit être conservée pendant 10 ans.
• Les documents relatifs à des acquisitions ou cessions de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant 30 ans.

Les documents relatifs au personnel

• Les documents concernant les salaires, primes ou indemnités (bulletin de paie, reçu pour solde de tout compte) doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice social. Toutefois, il est conseillé de les garder 30 ans. En effet, les caisses de retraite complémentaire font généralement obligation aux employeurs de délivrer à leurs anciens salariés des certificats leur permettant de justifier leurs droits à la retraite.
• Le registre du personnel doit être conservé pendant 5 ans à compter de sa clôture.
• Les documents relatifs aux charges sociales doivent être conservés pendant 5 ans.

Les documents sociaux

Les documents sociaux concernent les documents liés à la société.

Leurs durées de conservation peuvent être fixées par les dispositions de droit civil ou de droit commercial.

Documents à conserver pendant 30 ans, à compter de la dissolution de la structure :

• Les statuts de la société, de l'association ou du GIE.
• Les pièces modificatives des statuts.
• Les registres de titres nominatifs.
• Les registres côtés et paraphés des mouvements de titres.
• Les ordres de mouvements.
• Les registres côtés et paraphés des procès-verbaux.

Documents à conserver pendant 3 ans

• Les feuilles de présence et les pouvoirs.
• Les rapports du gérant ou du conseil d'administration.
• Les rapports du commissaire aux comptes.

Mode de conservation des documents

• Les livres comptables obligatoires doivent être conservés sous leur forme originale, c'est-à-dire sous forme de registres côtés et paraphés ou sous forme de documents informatiques édités sur papier identifié, numérotés et datés dès leurs établissements. Les microfilms ou bandes magnétiques sont donc exclus pour l'archivage de ces documents.
• La Loi n'exige pas que les pièces justificatives soient gardées sous leur forme originale. Elles peuvent être conservées et classées sur tous supports.
• En ce qui concerne les opérations ayant fait naître des droits à déduction de TVA, ce sont les pièces originales qui doivent être conservées.
• Les factures, les originaux et copies de factures doivent être réunis en liasse par ordre de date et conservés, de préférence, sous leur forme originale.
• Les livres facultatifs peuvent être conservés sur microfiches ou bandes magnétiques. Les livres tenus sur support informatique doivent être conservés sous cette forme pendant au moins 3 ans et ensuite, ils peuvent être conservés sur tous supports au choix du chef d'entreprise.
• Les correspondances : les copies de lettres envoyées peuvent être archivées sous microfilms ou microfiches. En ce qui concerne les lettres reçues, il est préférable de les conserver sous leur forme originale, car en cas de contestation, seul l'original peut faire foi en justice.
• Les doubles des bulletins de paie doivent être conservés dans l'entreprise. Ils peuvent être conservés sur supports informatiques.