Lutter contre les effets pervers des e-mails au bureau

La concentration des salariés serait fortement perturbée par l'arrivée incessante de nouveaux courriels

L'usage professionnel de la messagerie électronique est aujourd'hui généralisé. Nombre de salariés plébiscitent cet outil, jugeant à 70% qu'il permet de gagner en productivité, si l'on en croit une étude commandée par la société australienne Dimension Data. Instantané, permettant de contacter plusieurs personnes à la fois et d'en garder une trace écrite, le mail semble s'être installé comme un moyen de communication indétrônable dans l'entreprise.

Et pourtant, il ne comporte pas que des avantages. Virtuel, le recours massif au courrier électronique a notamment tendance à déshumaniser la gestion du personnel. «Certains managers pensent pouvoir coordonner leurs équipes et manager depuis leur messagerie, constate Romain Chevallet, chercheur à l'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail (Anact). Mais le mail ne donne que l'illusion de la coordination. La qualité de l'échange par courriel est sans comparaison avec celui que l'on a en réunion ou simplement entre collègues», explique-t-il. Eric Albert, président de l'Institut français d'action sur le stress (Ifas), rapporte un exemple édifiant de cette raréfaction des échanges. «Vous vous rendez-compte, lui rapporte-t-on, deux assistantes qui travaillent dans le même bureau s'envoient des e-mails !». Un phénomène qui constitue un véritable manque à gagner pour l'entreprise. Car le dialogue en face à face introduit une dimension émotionnelle qui permet davantage de s'ajuster à l'autre, de trouver des compromis ou de faire émerger des idées…

Une perte de 10 points de QI

L'instantanéité du mail a également son revers. «Cette sollicitation permanente déconcentre le salarié», analyse Romain Chevallet qui montre, preuve à l'appui, que la qualité du travail s'en trouve impactée : «Une étude de l'Institut psychiatrique de Londres met en évidence que passer ainsi perpétuellement d'une tâche à une autre induit une perte de 10 points du quotient intellectuel, soit l'équivalent d'une nuit blanche !» précise-t-il. Et c'est sans compter le stress induit par cet afflux de demandes, auquel le salarié ne sait pas toujours faire face. Un stress qui tend à croître avec les exigences croissantes des interlocuteurs, souvent possesseurs de smartphones, qui anticipent des réponses de plus en plus rapides.

Que faire, dès lors, pour utiliser intelligemment sa messagerie ?

• Introduire une hiérarchisation là où l'ordre chronologique prévaut. «Il convient de rétablir les priorités, de cesser de confondre urgent et important», explique Romain Chevallet. Pour ce faire, les mails reçus peuvent être classés en fonction de leur intérêt. En cliquant sur le drapeau qui symbolise une importance haute, ou en créant des dossiers, par thème, par dossier en cours ou par importance. De ce point de vue, le mail présente un atout incontestable. Bien classé et facile à retrouver, il peut-être un véritable aide-mémoire, et une base de données.

• Faire le ménage au fur et à mesure, afin de ne pas surcharger sa boîte mail et devoir dans l'urgence supprimer les messages excédentaires «à la machette». Pour gagner du temps, vous pouvez introduire des filtres qui redirigeront par exemple automatiquement les mails importuns vers la corbeille. Ou sélectionneront les messages par mot-clé pour les classer dans un dossier approprié. Mais attention dans ce dernier cas à ne pas perdre de vue l'ensemble de votre messagerie. Supprimer ou archiver les courriels au fur et à mesure vous permet par ailleurs de retrouver bien plus facilement un message important.

• Ne pas brancher votre messagerie chez vous, si votre travail vous le permet. «Le manager doit se fixer comme règle de ne pas solliciter un collaborateur chez lui», estime Romain Chevallet. D'autant plus que de nombreux salariés, sous la pression du management ou d'une forte concurrence entre collègues, s'imposent de répondre le plus vite possible, quitte à mettre à mal leur vie privée.

• Se déconnecter régulièrement. «En Angleterre, certaines entreprises ont introduit une journée sans messagerie le mercredi», relève Romain Chevallet. Sans aller jusque là, il peut-être utile, afin de ne pas perdre en concentration, de se forcer à ne pas regarder sa messagerie toutes les cinq minutes. Des périodes de déconnexion de 1 à 2 heures peuvent booster votre productivité, à condition que votre manager soit prêt à attendre ce laps de temps pour recevoir une réponse.